[Jaussen & Savignac] Gestionnaire administratif Jaussen & Savignac H/F

Mission principale

• Gestion de la scolarité du programme de formation Jaussen & Savignac (accueil et information des étudiants et enseignants, suivi du recrutement et des inscriptions ainsi que du déroulement du cursus des étudiants).
• Gestion administrative : suivi du recrutement des doctorants et post-doctorants, suivi des activités des doctorants contractuels et des post-doctorants du Programme Jaussen & Savignac, organisation d'événements scientifiques (Séminaire « hors les murs », séminaires post-doctoraux).

Responsabilités essentielles

Le/la gestionnaire gère les dossiers d'inscription et accompagne les étudiants (FLE + M1), assurant le lien avec la scolarité de l'EHAAS, le CAVILAM et Vos Alchimistes. Il/elle est l'interlocuteur principal pour toutes les questions administratives, pédagogiques et pratiques (enseignements, examens, relevés de notes), avec un suivi minimal en M2.

Pour les doctorants et post-doctorants, il/elle suit leur recrutement et gère les missions et événements scientifiques.

Activités principales – Scolarité

• Assurer l'accueil des étudiants et la disponibilité au bureau et en salle d'enseignement ; répondre aux demandes liées à la scolarité.
• Suivre les recrutements et accompagner les candidatures et inscriptions (appel à candidatures + jury pour le FLE ; eCandidat + commission pédagogique pour M1 et M2).
• Organiser le cursus de M1 : planning des cours et examens, suivi de l'assiduité, collecte et saisie des notes, édition des relevés.
• Assurer le lien avec le CAVILAM (suivi des étudiants en FLE à Vichy) et avec « Vos Alchimistes » pour les démarches administratives des étudiants saoudiens hors université.
• Diffuser l'information aux étudiants et enseignants et maintenir à jour les supports numériques et brochures.

Gestion administrative

• Suivre les recrutements des doctorants et post-doctorants : calendrier, appels à candidatures, auditions, jury.
• Soutenir leur activité : gestion des missions (ordres de mission, déplacements, réservations via Amplitudes), suivi budgétaire, soutien aux activités scientifiques collectives.
• Coordonner le Séminaire « Hors les murs » annuel : lieu, hébergement, restauration, sortie pédagogique.
• Participer à l'organisation des événements scientifiques (séminaires, colloques) : salles, missions des intervenants, prestataires, en lien avec la gestionnaire financière.
• Gérer les adresses fonctionnelles de messagerie et assurer le classement et l'archivage des documents.

Compétences requises

• Niveau de diplôme requis : bac+3.
• Connaissance des métiers de la scolarité et de la gestion administrative en contexte universitaire.
• Connaissance des enjeux actuels de l'enseignement supérieur et recherche français (fonctionnement des universités, relations internationales, etc.).
• Connaissance souhaitée des contextes proche-orientaux et du fonctionnement de l'archéologie au Proche Orient.
• Maîtrise de l'anglais (lu, parlé, écrit).
• Connaissance en arabe appréciée.
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (Word et Excel), des logiciels APOGEE, Hyperplanning et de la plateforme mon master.gouv, et de messagerie électronique.
• Écoute et communication.
• Aptitudes relationnelles (accueil et l'information du public, travail en équipe).
• Autonomie et sens du travail en équipe.
• Capacité de conviction et d'adaptation.
• Réactivité, polyvalence, rigueur, organisation.
• Respect des échéances (calendrier universitaire, procédures de recrutement).
• Respect des consignes et procédures.