ISAE Supaero - Secrétaire administratif / Secrétaire administrative (H/F)

Poste non permanent, ouvert uniquement aux contractuels (CDD 6 mois, possible reconduction).

"Contrat de travail conforme à la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État, notamment son article L.332-6 du CGFP et au décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État."

Poste de catégorie B - Diplôme BAC minimum (BAC+2 souhaité)

Mission de l'institut

L'institut est un établissement public sous tutelle du ministère des armées. Il a pour mission principale de dispenser un enseignement supérieur ayant pour objet la formation d'ingénieurs hautement qualifiés dans les domaines aéronautique et spatial et les domaines connexes.

Il dispense également à des personnes titulaires de certains diplômes des enseignements de spécialisation ainsi que des enseignements de perfectionnement et de mise à jour des connaissances.

Dans le domaine de sa compétence, l'institut conduit des travaux de recherche scientifique et de développement technologique dans le cadre d'une politique d'information scientifique et technique. Dans ce cadre, il dispense des formations doctorales.

Au sein de cet Institut, le secrétariat général assure l’ensemble des fonctions de soutien administratif et technique nécessaire au bon fonctionnement des services.

Environnement

Le service Campus et Vie Étudiante (CVE), rattaché au secrétariat général, participe à l’élaboration de la stratégie d’attractivité du campus et à l’amélioration de la qualité de l’expérience en matière de vie étudiante à l’ISAE-SUPAERO.

Ses activités ont notamment pour objectif la mise en valeur du campus, élément majeur d’attractivité de l’ISAE-SUPAERO et le développement de services d’accompagnement aux étudiants dans leur vie extra-scolaire.

L’équipe est en charge du pilotage et de la coordination de l’activité événementielle sur le campus et assure un rôle d’interlocuteur vie étudiante et de campus pour les associations et étudiants.

Le service assure également, dans le cadre de ses missions de services rendus aux étudiants : le suivi du contrat de partenariat (PPP) résidences, de la Concession de Service Public (CSP) de restauration, ainsi que l’accueil, l’optimisation et la mise à disposition des installations sportives.

Le service est constitué de 3 pôles : événementiel, vie étudiante et vie de campus.

Enjeux du poste

Au sein du service Campus et Vie Étudiante, le titulaire du poste rejoindra le pôle Vie de Campus et collaborera étroitement avec l’adjointe de la cheffe de pôle.

Sa mission principale sera d’assister l’adjointe en assurant un suivi administratif précis et rigoureux de l’exécution et du bon fonctionnement des contrats relatifs aux services de restauration et d’hébergement sur le campus de l’ISAE-SUPAERO (restaurant universitaire, distribution automatique, résidences étudiantes).

Le titulaire pourra également être mobilisé ponctuellement pour des missions de soutien, de remplacement ou de délestage au sein du service Campus et Vie Étudiante, sur des tâches administratives ou autres, en fonction des besoins identifiés.

Activités

En lien avec l’adjointe de la cheffe du pôle Vie de Campus, les services supports compétents de l’ISAE-SUPAERO, il assurera

en particulier :

Services de restauration

Restaurant universitaire et Cafétéria (Concession de Service Public)\n\n

Interfaçage de premier niveau avec le prestataire pour la collecte ou l’échange d’informations\n\n

Contrôle du respect des engagements contractuels sur le plan technique, sanitaire et qualité des prestations\n\n

Suivi et point de contact interne pour l’activité « traiteur » (renseignement des usagers, outil PAM restauration, lien avec le prestataire, facturation, …) + subventions restauration (lien avec les services internes ad hoc)\n\n

Suivi financier : assurer les engagements et les services faits des subventions de restauration, assurer le suivi financier des prestations « traiteur » mensuelles, des redevances annuelles\n\n

Suivi technique : assurer un suivi efficace des actions de maintenance et d’entretien relevant de l’Institut : contrôler les demandes via l’outil DESK, s’assurer de leur traitement, relancer les services compétents si nécessaire et assurer, le cas échéant, la coordination entre les services techniques et le concessionnaire de restauration.\n\n

Communication auprès des usagers concernant l’actualité des services (email, intranet, affichage, …)\n\n

Organiser des réunions ou commissions liées à la restauration de l’Institut, en mobilisant le concessionnaire et les services compétents (gestion de l’agenda, réservation des salles, envoi des convocations, ordres du jour, prise de notes, diffusion des comptes-rendus…).\n\n

Gérer les anomalies, dysfonctionnements et remontées usagers, et mettre en place les actions correctives en lien avec les es entités concernées.\n\n

Suivi de l’inventaire comptable\n\n

Actualisation du suivi d’act...