Harmonie Mutuelle - Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Offre n° - Harmonie Mutuelle - Assistant administratif / Assistante administrative (H/F)

Le poste : En tant qu'Assistant Animation de la Vie Mutualiste H/F, vous réalisez l’assistanat de 3 responsables de territoire et une coordinatrice de région afin d’optimiser la gestion de leurs activités en lien avec 1 présidente de région, 4 présidents de territoires et 93 délégués. Vous prenez en charge le suivi complet de dossiers et d’évènements spécifiques (réunion d’instances, séminaire, Interrégionale, Agoras mutualistes, gestion des prestataires…) et vous réalisez le traitement administratif de suivi des activités et des délégués dans les outils dédiés. Nos locaux sont situés à Bourges (18).

Vos missions principales

• Secrétariat : Gérer et organiser les contacts, rendez‑vous et réunions, mettre à jour l’agenda, alerter sur les échéances.
• Optimiser les déplacements en organisant leur logistique.
• Rédiger et mettre en forme des écrits à partir de consignes orales ou manuscrites.
• Concevoir ou participer à la rédaction des supports.
• Gérer les différentes commandes et assurer le suivi.
• Gestion des dossiers : Constituer et suivre les dossiers préparatoires aux réunions, compléter les ordres du jour, transmettre les convocations, rédiger les comptes rendus et traiter les suites des réunions, commissions.
• Traiter les factures et suivre les budgets actions, fonctionnement, formation.
• Assurer l’organisation et le suivi des réunions territoriales et régionales : réservations salles, traiteurs, logistique, participation, relances, déplacements.
• Assurer le suivi des réunions nationales : participation, relances, gestion des pouvoirs, déplacement, hébergement (AG, CA, Commissions, Comités, Collectifs).
• Traitement et suivi des mandats et délégations HM, UT, UR, CRESS, CPAM et mise à jour des tableaux pour le comité des mandats.
• Assurer le reporting et le suivi de l’activité dans les outils de consolidation, renseigner et orienter toute demande d’information, contribuer à l’organisation de l’activité de l’échange d’informations, proposer des améliorations et créer des outils internes de suivi.

Activités spécifiques

• Animer les commissions action sociale sur les 4 territoires.
• En lien avec l’élu référent et le développement, organiser le Prix Santé Entrepreneurs.
• Formation : participer à la montée en compétence des élus, animer des ateliers sur les outils Wébélus, jagiscollectif, Teams, Pépite/Maya, Quizz Action Sociale.
• Tutorat Alternance et/ou Volontaire en Service Civique.

Expérience souhaitée

Expérience de 3 à 5 ans sur un poste administratif. Bac+2 domaine assistanat direction/assistant administratif.

Qualités personnelles

• Capacité d'organisation, de priorisation et d’anticipation.
• Rigueur.
• Sens du service.
• Sens de la confidentialité.
• Aisance relationnelle.

Outils informatiques

Vous êtes à l’aise avec les outils digitaux et bureautiques. Vous serez formé(e) aux logiciels et aux processus internes d’Harmonie Mutuelle.

Avantages

Accord d’intéressement, télétravail jusqu’à 3 jours par semaine (à partir de 6 mois d’ancienneté et selon critères d’éligibilité), 22,5 jours de RTT par an, carte déjeuner à 9,50 € (60 % pris en charge par l’employeur) et avantages CSE, forfait mobilité durable jusqu’à 400 € par an, contrat collectif santé et prévoyance, plan d’épargne entreprise, plan d’épargne retraite et compte épargne temps, formation, 2 jours d’engagement solidaire par an.

Type de contrat

• CDI

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Autres assurances

Processus de recrutement

Évaluation de votre CV par le recruteur. Entretien RH en visio avec le recruteur. Entretien en présentiel avec votre futur(e) manager.

Employeur : Harmonie Mutuelle, Membre fondateur du groupe VYV, est un acteur leader de la protection sociale en France.