GLOBAL EXPORT SALES ADMINISTRATION MANAGER

Les créations de MATIÈRE PREMIÈRE sont construites autour de la surdose d'un unique ingrédient naturel. Grâce à des formules courtes, directes et radicales, chaque parfum révèle immédiatement toute son intensité, offre une tenue exceptionnelle, une signature olfactive vibrante et une expérience sensorielle irrésistiblement addictive. Toutes les créations sont imaginées par notre cofondateur et parfumeur Aurélien Guichard. Il cultive en exclusivité pour MATIÈRE PREMIÈRE, dans la région de Grasse, ses propres matières premières : la Rose Centifolia, la Tubéreuse et le Lavandin.

Responsabilités principales

• Management de l’équipe ADV

Encadrer, accompagner et développer une équipe de 4 collaborateurs en favorisant l’autonomie, l’engagement et la montée en compétences.

Organiser et prioriser l’activité afin d’assurer la continuité et la qualité du service.

Définir les objectifs individuels et collectifs, suivre la performance et assurer des feedbacks réguliers.

Favoriser la cohésion et maintenir un environnement de travail collaboratif.

Être le référent de l’équipe sur les dossiers complexes et garantir le respect des procédures et standards de qualité.

2. Pilotage de l’Administration des Ventes internationale

Superviser le traitement des commandes internationales, de leur réception jusqu’à la livraison et facturation.

Contrôler leur conformité : références, prix, quantités, conditions commerciales, délais et modalités de paiement.

Garantir la qualité des données clients et commerciales dans les outils de gestion.

S’assurer de la mise à jour des tarifs, conditions commerciales et paramètres nécessaires au traitement des commandes, en lien avec les équipes Sales.

Anticiper les risques, arbitrer les priorités et coordonner la résolution des blocages susceptibles d’affecter les commandes ou les délais.

Garantir la cohérence des flux entre commandes, expéditions et facturation.

3. Coordination des marchés internationaux

Être l’interlocuteur ADV de référence pour les marchés internationaux, distributeurs et retailers.

Faciliter la circulation des informations entre Sales, ADV, Opérations, Finance/Comptabilité et les autres fonctions concernées.

Accompagner les marchés dans la résolution des problématiques commerciales et opérationnelles.

Piloter, avec les équipes internes concernées, les besoins liés à l’enregistrement et au référencement des produits.

Centraliser et transmettre les informations et documents nécessaires aux processus de référencement et de mise sur le marché, notamment les éléments réglementaires fournis par les fonctions compétentes.

Accompagner les lancements de produits et les évolutions tarifaires.

4. Gestion des flux et des livraisons

Superviser, avec les équipes Opérations, la disponibilité des produits et la gestion des allocations.

Coordonner la préparation et l’expédition des commandes avec les partenaires logistiques.

Suivre les livraisons, retards et incidents et piloter leur résolution avec les interlocuteurs concernés.

5. Facturation et coordination avec la Finance

Suivre les encours clients, paiements et éventuels blocages de commandes en coordination avec la Finance.

Superviser le traitement des réclamations, litiges, avoirs et régularisations.

6. Reporting, performance et amélioration continue

Piloter le reporting ADV et suivre les principaux indicateurs : commandes, chiffre d’affaires, livraisons, retards et litiges.

Consolider et analyser les données nécessaires aux réunions commerciales et business reviews.

Identifier les dysfonctionnements récurrents, en analyser les causes et mettre en place des actions correctives.

Contribuer à l’évolution des outils, processus et procédures afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Renforcer la visibilité sur les flux commerciaux internationaux et la qualité des données de pilotage.

Profil recherché

Formation supérieure en commerce international, gestion, administration des ventes, opérations ou équivalent.

5 à 8 ans d’expérience en ADV internationale, export, order management ou sales operations.

Expérience confirmée en management d’équipe.

Solide maîtrise du cycle Order-to-Cash et des processus liés aux commandes internationales.

Bonne connaissance des Incoterms et de la documentation export.

Expérience dans un environnement international et multiculturel.

Maîtrise d’un ERP , d’Excel et des outils de reporting.

Anglais courant, à l’écrit comme à l’oral.

Une expérience dans les secteurs de la parfumerie, cosmétique, beauté ou luxe serait appréciée.

Compétences Excel & Data

Très bonne maîtrise d’Excel, notamment des fonctions de recherche, de consolidation et des tableaux croisés dynamiques.

Capacité à consolider, analyser et synthétiser des données commerciales.

Sensibilité forte à la qualité, à la cohérence et à la fiabilité des données.

Qualités recherchées

Leadership et capacité à fédérer une équipe.

Organisation, rigueur et sens des priorités.

Proactivité, autonomie et orientation solutions.

Excellent sens du service et orientation client.

Aisance dans la coordination de multiples interlocuteurs et la gestion de situations complexes.

Excellentes qualités relationnelles et de communication.

Capacité à évoluer dans un environnement international, multiculturel et en transformation.

Sensibilité aux exigences de qualité et de service propres au luxe et à la parfumerie de niche.

Environnement du poste

Le/la Global Export Sales Administration Manager occupe une position centrale au sein de l’organisation commerciale internationale de la Maison.

À la tête de l’équipe ADV, il/elle collabore étroitement avec les équipes Sales, les marchés internationaux, Finance et Opérations ainsi qu’avec les partenaires externes.

Le poste combine management, pilotage de l’activité ADV, coordination internationale, analyse de la performance et amélioration des processus, avec un impact direct sur la qualité de service apportée aux distributeurs et retailers.

Pourquoi rejoindre la Maison ?

Rejoindre une Maison parisienne de parfumerie de niche en développement international.

Évoluer dans un environnement entrepreneurial, créatif et multiculturel.

Travailler au cœur des enjeux de développement commercial international.

Avoir un rôle transversal et à forte visibilité auprès des différentes directions.

Participer activement à la structuration des processus et à l'accompagnement de la croissance de la Maison.