[GH CENTRE MEDECINE]Coordinateur/ice des secrétariats du Pôle Médecine

La fonction de coordonnateur/trice des secrétariats consiste à assurer l’encadrement de proximité et l’animation d’équipes de secrétaires dont il/elle est hiérarchiquement responsable. Le pôle médecine comprend environ 55 ETP de secrétaires médicales. Le/la coordonnateur/trice des secrétariats est en contact permanent avec les chef(fe)s de service, le/la cadre supérieur(e) et les cadres de santé ainsi que les directions fonctionnelles (RH, SIL, bureaux des admissions, services généraux, qualité, etc.). Il travaille sous l’autorité hiérarchique du/de la cadre administratif/ve de pôle.

Gestion des ressources humaines dont il/elle a la responsabilité (recrutement, gestion du temps de travail, formation, évaluation) :

• Organisation du recrutement des nouveaux agents,
• Accueil, accompagnement et aide à l’intégration des nouveaux agents,
• Gestion des demandes de stagiaires secrétaires médicales,
• Elaboration des plannings des secrétaires et organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur site,
• Préparation et réalisation des entretiens professionnels en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,
• Suivi et mise à jour de Chronos (suivi des comptes d'heures),
• Préparation du plan de formation en lien avec le Cadre Administratif de Pôle,
• Soutien logistique aux secrétariats (locaux, outils informatiques, recensement des besoins au plan d'équipements, etc.),
• Elaboration et mise à jour des procédures et bonnes pratiques des secrétariats,
• Suivi des évènements indésirables et proposition des mesures correctrices,
• Réalisation d'audits, d’études et d’enquêtes auprès des différents services du PAM en fonction des projets en cours,
• Animation de réunions et des points Lean,
• Production et suivi des indicateurs d’activité des secrétariats (taux de décroché téléphonique, suivi de la FHR, délai moyen des télé-demandes, etc.),

Participation à la gestion de projets :

• Gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations institutionnelles (dématérialisation, parcours patient, performance secrétariat, etc.),
• Suivi des données RH des secrétariats (mise à jour mensuelle du tableau des emplois)

Qualifications :

• Une parfaite connaissance du métier de secrétaire médicale est demandée - Titre de secrétaire médicale et médico-sociale de niveau IV recommandé.
• Une expérience managériale et d'animation d’équipe représente une plus-value.
• Le poste nécessite la maîtrise du pack office (Word, Excel, Power Point, Outlook) et des logiciels Easily, Chronos.
• Savoir-être :
• Très bonne capacité relationnelle et diplomatie,
• Sens de l’organisation et capacité à gérer les priorités,
• Capacité à prendre des initiatives et capacité à rendre compte,
• Esprit d’équipe.