Gestionnaires administratif et scolarité (F/H)

Gestionnaires administratif et scolarité (F/H) 34 - Montpellier

RESPONSABILITÉS

Mission principale : Réaliser des opérations de gestion administrative dans le domaine d'activité de la structure d'affectation.

• Accueillir, informer et orienter les usagers de la structure (étudiants, enseignants, visiteurs extérieurs, personnels administratifs, chercheurs…)
• Saisir, mettre en forme des documents divers (administratifs et pédagogiques, courriers, rapports, bilans, compte-rendu de réunions…), les reproduire et les diffuser
• Créer des documents d'information, alimenter des pages web …
• Assurer des tâches de secrétariat courantes (gestion d'agendas, de boîtes mails, organisation des déplacements …)
• Retranscrire des informations orales à l'écrit
• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
• Saisir et mettre à jour des bases de données et tableaux de bord dédiés à la gestion administrative
• Participer à l'organisation de réunions, séminaires, rencontres

ACTIVITÉS SPÉCIFIQUES AUX GESTIONNAIRES DE SCOLARITÉ

• Gérer les inscriptions administratives et/ou pédagogiques sur le logiciel interne (APOGEE)
• Délivrer des documents administratifs (relevés de notes, attestations provisoires de réussite aux diplômes…)
• Instruire les demandes d'équivalences de diplôme, de validations d'acquis et de transferts de dossiers
• Assurer le suivi des conventions de stage
• Participer à l'organisation administrative des examens (reprographie de sujets, mise à disposition des copies, préparation des étiquettes d'anonymat, anonymat des copies, surveillance etc…)

PROFIL RECHERCHÉ

Savoir

• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Connaissance générale du fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche
• Connaissance souhaitée sur le fonctionnement institutionnel de l'Université et de ses structures
• Notions relatives à la réglementation du dispositif de formation de l'Enseignement Supérieur

Savoir-faire

• Utiliser des fonctionnalités avancées d'une messagerie électronique et de la suite bureautique OFFICE (Word, Excel)
• Appréhender rapidement des applications métiers internes (Move'on, Apogée, e-candidat, P-Stage)
• Utiliser les outils collaboratifs de travail à distance (visioconférence, messagerie instantanée, espace de travail partagé…)
• Élaborer des documents de travail : comptes rendus, notes, courriers, tableaux de suivi
• Savoir inscrire son activité dans un calendrier contraint et un cadre de gestion complexe

Savoir être

• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Capacité d'organisation, rigueur et méthode
• Capacité de communication orale et écrite (téléphone, messagerie, agenda électronique…)

CONTRAT

• Type de contrat : CDD - 12 Mois
• Durée du travail : 35 h/semaine, travail en journée

SALAIRE

• Salaire brut : Mensuel de 1940.0 € à 1945.0 €

EXPERIENCE

• Débutant accepté

INFORMATION COMPLÉMENTAIRE

• Qualification : Employé qualifié

EMPLOYEUR

Université de Montpellier