Gestionnaire volant Fleet Management

Dans un contexte de croissance et mise en qualité du service Gestion, le gestionnaire polyvalent sera en charge d’assurer la continuité de service en cas d’absence de gestionnaire (maladie, maternité, départ, congés) ou d’organiser une activité client avec les gestionnaires en place en cas de mise au propre d’un client.

L’intégration comprendra une phase de formation au métier de gestionnaire (sur des profils de clients diversifiés) et à nos divers outils.

Rattaché au responsable des Opérations VL et en lien constant avec les équipes techniques, administratives, commerciales et l’encadrement du service gestion, il sera en charge de :

• La Gestion des entrées et sorties de véhicules dans notre SI
• La Gestion des mouvements de véhicules
• La Gestion des cartes carburant, télépéages, cartes vertes
• L’Assistance et le conseil aux chefs de parc, et fournisseurs
• Le Suivi d'un tableau de bord avec indicateurs
• Les Echanges transverses avec le service commercial

Les détails de votre mission :

1. Gérer la CAR POLICY avec le responsable de compte et le Client
2. Renseigner les collaborateurs sur la CAR POLICY de l’entreprise
3. Faire la mise à jour du parc (souscriptions, résiliations, changement d’imputations analytiques …)
4. Être proactif dans la gestion des renouvellements : validation par le client de nos propositions, avenants ou lancement du process de commande
5. Gérer le process de précommande et de commande demandé par le client, selon le mandat de gestion et le manuel opérationnel
6. Gérer la livraison d’un véhicule neuf (voir mandat de gestion):
   • Gérer administrativement les livraisons du client (édition et envoi au client de la carte grise, carte verte, du livret conducteur et carte accréditive, carte carburant …)
   • Enregistrer des mouvements des véhicules (transferts, changement d’immatriculation, etc…) dans notre SI
   • Gérer les cartes carburants (commande, résiliation, renouvellement, opposition ….)
   • Gérer les cartes vertes
7. S’occuper de la restitution en fonction du loueur et l’enregistrer dans notre Système d’information, stopper les loyers, conseiller le client sur sa négociation de fin de contrat
8. Suivre le parc et enregistrer les modifications dans notre Système d’information (Véhicule POOL, avenant km…)
9. Etablir des campagnes auprès des conducteurs : kilométrages, permis de conduire, information…
10. Gérer les véhicules POOL et leur réservation (convoyage, remise en état avec le prestataire référencé et contrôle du devis par Fatec) si prestation souscrite
11. Contrôler l’état de facturation du client (factures des loueurs)
12. Suivre l'installation, la maintenance, la bonne utilisation des bornes de recharge électrique
13. Etablir les reportings mensuels pour le compte du client (état de parc, état des alertes, états des commandes, états des visites réglementaires) et les adresser à chaque début de mois aux clients
14. Apporter une aide au client sur la fiscalité (TVS, AVN, AND …)
15. Être porteur de conseil au client et aux gestionnaires

Ce poste nécessite un fort relationnel et une parfaite organisation dans les tâches qui sont à réaliser. Il faut aussi être en capacité de pouvoir passer d’un process à un autre et d’un client à un autre.

L’objectif est la satisfaction client via un suivi régulier et proactif du parc de véhicule, un conseil pertinent et une écoute active des attentes de nos clients.

Formations et expériences :

• Une Formation administrative ou gestion (type BTS), complétée par une expérience en tant que gestionnaire de flotte automobile (interne ou externe) ou location longue durée sera utile.

Compétences et qualités requises :

• Une connaissance ou un intérêt pour le secteur automobile
• Une aisance avec les outils informatiques
• Une rigueur administrative
• Un vrai sens du Client

Savoir-être :

• Un sens du travail en équipe
• Sens de la communication
• Relationnel client
• Autonomie
• Sens critique
• Organisé et Rigoureux

Connaissances techniques :

• Excel : Très bon niveau requis
• Outlook : utilisation quotidienne
• Orthographe