Gestionnaire travaux - maintenance F/H F/H

Métier

Employé - Agent administratif

Type de contrat

CDD uniquement

Service d'affectation

Direction des investissements

Présentation du service

Le groupe hospitalier AP-HP. Centre – Université de Paris est composé des sites suivants :

• Necker-Enfants Malades (HUNEM)
• Hôtel Dieu, Cochin – Port Royal – Tarnier, Broca, La Collégiale (HUPC)
• Corentin Celton, Hôpital Européen Georges Pompidou, Vaugirard-Gabriel-Pallez (HUPO)

Il est constitué de 17 DMU et de près de 4 000 lits et places qui couvrent l’ensemble des domaines MCO, SLD et SSR, adultes et enfants. Le nombre de personnels du groupe APHP Centre – Université Paris Cité est de 18 000. Le budget d’exploitation est de 1,7 Mds €.

La Direction des Investissements, placée sous la responsabilité du Directeur, Ingénieure Général, comprend :

• Le département des travaux
• Le département de la maintenance technique et de la sécurité incendie
• Le département des équipements biomédicaux et hôteliers
• Le département gestion administrative et financière divisé en deux secteurs :
  • Equipements
  • Travaux - maintenance technique (recrutement en cours)
• Ce secteur est composé de :
  • 1 Attaché Administratif Responsable du Secteur TRAVAUX
  • 1 ACH Adjoint à l’Attaché d’Administration Hospitalière
  • 1 ACH référent marchés publics
  • 1 ACH référente immobilisations et certification des comptes (travaux et équipements)
  • 10 Gestionnaires Travaux répartis sur deux sites Cochin et Necker (recrutement en cours)

Responsabilités

• Gestion comptable et administrative des marchés d’entretien travaux :
  • Saisie et suivi des bons de commandes dans SAP (sur la base de l’ordre de service ou de la Demande d’Achat) dans le respect :
    • Des marchés publics : le devis doit être vérifié par le gestionnaire et être cohérent avec le marché public pour être transformé en commande.
    • De la révision de prix
    • Des comptes budgétaires
    • Des codes opérations OTP (si classe 2)
    • Et des crédits alloués (budget de l’opération / Suivi des seuils de consommation des marchés)
  • Contrôle et saisie des services faits sur la base des tableaux de suivi au plus près de la réalisation de la prestation
    • Le gestionnaire ne doit pas attendre la facture pour certifier le service fait
    • C’est l’information du service fait qui doit enclencher la réclamation de la facture et la certification du service fait dans SAP
  • Envoi et suivi des divers documents comptables aux fournisseurs (accueil téléphonique, relances, sous-traitance, gestion des litiges)
  • Traitement des rejets de factures par le Service Facturier
    • Dans le respect du délai général de paiement (50 jours)
    • Envoi des factures au préalable au réviseur le cas échéant
  • Classement et archivages des commandes et factures liées aux marchés d’entretien.
  • Gestion de la clôture d’exercice et de son suivi avec les tableaux de bord mis à place.
• Gestion comptable et administrative des marchés de maintenance (préventive = forfaitaire / part à commandes) :
  • Les missions sont identiques à celles des marchés d’entretien pour la part à commandes avec en sus :
    • Suivi des contrats de maintenance préventive : lancement des parts forfaitaires sur l’exercice
    • Avec préparation des ordres de service internes en amont
  • Gestion de la clôture d’exercice avec juste rattachement des charges à l’exercice (services faits partiels)

Profil recherché

Compétences requises :

• Maitrise de l’outil informatique : SAP, CHORUS PRO et bureautique (Word, Excel…)
• Notions du code des marchés publics
• Notions de comptabilité publique et des règles comptables et budgétaires qui régissent les dépenses d’exploitation et d’investissement
• Connaissance des procédures de la Fonction Publique et des circuits locaux/centraux
• Connaissance du rôle des interlocuteurs : service facturier, Contrôle Financier, Fournisseurs, Direction des Finances

Qualités professionnelles :

• Capacité d’organisation, de maitrise du temps et d’archivage des dossiers
• Attitude constructive et esprit d’initiative dans un contexte d'évolution d'organisation
• Qualités relationnelles, rédactionnelles et aptitudes à l’organisation du travail en équipe
• Rigueur et implication dans les missions confiées
• Assiduité et ponctualité

Expérience conseillée :

• Expérience sur un poste similaire souhaitée : gestion administrative des dépenses

Horaires

Temps de travail : 7h30

Horaires de travail : Du lundi au vendredi en 7h30 (37h30 par semaine) dans l’amplitude 8h00–18h00

Télétravail : Oui (télétravail envisageable 1 jour par semaine maximum)

Avantages

• 25 jours de congés par an + 15 RTT
• Prise en charge à 75 % du titre de transport
• Chèques emploi-service CESU
• Supplément familial de traitement pour les professionnels avec enfant(s) à charge
• Prestations AGOSPAP : loisirs, vacances à tarifs préférentiels & aides financières
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses…)
• Espace détente au sein des hôpitaux
• Places en crèche (46 crèches à l’AP-HP)
• Accès à une offre de formation continue

Langues

Français (langue natale)

Référence de l'offre