Gestionnaire scolarité F/H - (REF 342)

RESPONSABILITÉS :

Accueil, information et accompagnement des usagers

• Accueillir, informer et orienter les étudiants en présentiel, par téléphone et via les outils numériques
• Répondre aux demandes des étudiants et assurer leur accompagnement tout au long de leur parcours
• Assurer la diffusion des informations pédagogiques et administratives auprès des étudiants et des enseignants

Gestion des emplois du temps

• Saisir et mettre à jour les emplois du temps dans l'application Celcat
• Réserver les salles d'enseignement et gérer les modifications en cours d'année universitaire
• Informer les étudiants et les enseignants des évolutions d'emploi du temps
• Mettre à jour les groupes dans APOGEE afin de permettre leur intégration dans Celcat

Gestion des inscriptions pédagogiques

• Assurer le suivi et la gestion des contrats pédagogiques des étudiants
• Contrôler les inscriptions pédagogiques et signaler les anomalies éventuelles
• Constituer les groupes pédagogiques et produire les trombinoscopes
• Éditer et transmettre les listes d'étudiants aux enseignants
• Assurer la diffusion et le suivi des aménagements de scolarité et d'examens
• Assurer le suivi administratif et l'archivage des régimes spéciaux d'études

Organisation et gestion des examens

• Participer à la planification des épreuves et à l'élaboration des calendriers d'examens
• Réserver les salles et préparer les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement des épreuves
• Mettre en œuvre les aménagements prévus pour les étudiants en situation de handicap
• Éditer les convocations, listes d'émargement et documents de surveillance
• Assurer le suivi administratif des examens : récupération des procès-verbaux, émargements, justificatifs d'absence et dossiers de fraude

Soutien à l'organisation du contrôle continu

• Accompagner les équipes pédagogiques dans l'organisation des épreuves de contrôle continu
• Réserver les salles et préparer le matériel nécessaire aux évaluations

Gestion des notes et des résultats

• Assurer la collecte, l'importation et le contrôle des notes dans APOGEE
• Suivre les campagnes de saisie des notes et contrôler les absences
• Réaliser les opérations de calcul des résultats et de vérification des données
• Éditer les procès-verbaux de jury, relevés de notes et listes de résultats
• Assurer la publication et la diffusion des résultats aux étudiants

PROFIL RECHERCHÉ :

Connaissances

• Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur et du fonctionnement universitaire
• Connaissance de l'offre de formation ainsi que de l'organisation des cursus de Licence et de Master
• Maîtrise du cadre réglementaire lié à la scolarité universitaire et aux études
• Connaissance des modalités de contrôle des connaissances et des règles de progression des étudiants
• Connaissance des dispositifs d'accompagnement et d'aménagement des études (étudiants en situation de handicap, sportifs de haut niveau, régimes spéciaux d'études, etc.)
• Capacité à appliquer et faire respecter les procédures administratives en vigueur

Savoir-faire techniques

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel
• Maîtrise ou capacité d'appropriation rapide des applications métiers de gestion de la scolarité (APOGEE, Celcat, SGCE)
• Excellentes capacités de communication écrite et orale
• Capacité à gérer et fiabiliser des données administratives
• Aptitude à appliquer des procédures et à en assurer le suivi dans le respect des délais

Savoir-être

• Sens du service public et de l'accueil des usagers
• Aisance relationnelle et capacité à s'adapter à des interlocuteurs variés
• Organisation, rigueur et sens des priorités
• Capacité d'analyse et de gestion simultanée de multiples sollicitations
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en transversalité avec différents services et interlocuteurs
• Réactivité, autonomie et capacité à prendre des initiatives dans le respect du cadre défini
• Sens des responsabilités et aptitude à rendre compte de son activité
• Respect des procédures, de la réglementation et de la hiérarchie

Diplômes et expériences

• Diplôme requis : Baccalauréat
• Expérience souhaitée : une première expérience au sein d'un service de scolarité universitaire ou dans un environnement administratif similaire serait appréciée