Gestionnaire Scolarité et Inscriptions Expert

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques Chiffres

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

, - Contrôle a posteriori de la saisie des inscriptions administratives dans Apogée/Pégase -organisation du travail par thématique

• Contrôle et validation dans l'application Apogée/Pégase des pièces justificatives numérisées déposées par les étudiants (Formulaires d'admission, Diplômes d'accès, Attestation Cotisation de Vie Étudiante et de Campus, Contrat d'apprentissage, Formulaire de validation d'acquis, Fiche de transfert « arrivée », Entretien Pédagogique, Césure ...)
• Création de notes de synthèse relatives au contrôle des IA par thématique en appui d'organisation de travail
• Saisie des inscriptions administratives dans l'application Pégase en contrôlant l'autorisation d'inscription (admission, paiement des années antérieures en règle, entretien pédagogique...)
• Délivrance des attestations d'inscription des années précédentes
• Relance des étudiants en attente de paiement - suivi journalière
• Gestion des demandes de transferts « départ » : vérification des dossiers des étudiants et envoi des dossiers universitaires aux établissements d'accueil
• Traitement quotidien de la plateforme d'assistance étudiants
• Suivi des incohérences liées à l'enquête SISE
• Participation à l'écriture et à la mise à jour des formulaires, notices et procédures d'inscription administratives
• Participation à la préparation et à l'organisation de la campagne d'inscription administrative, installation de la chaine d'inscription, affichage, répartition du travail, (forte activité de juillet à octobre)
• Participation à la formation des vacataires (15 à 30 vacataires pendant 3 mois) ; prise en mail de l'outil Pégase
• Classement et archivage électronique des différents dossiers d'inscription

Activités diverses : participation à des projets de service, polyvalence au sein de la scolarité centrale si besoin...

Contrainte spécifique : fort accroissement d'activité en période du juillet au septembre, Connaissances et compétences requises

• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université
• Connaître les règles de scolarité
• Maîtriser les logiciels informatiques (Word, Excel,)
• Savoir travailler en équipe, informer et rendre compte
• Avoir le sens de l'accueil du public
• Être rigoureux, méthodique et organisé
• Connaissance comptable
• Savoir rendre compte de son activité