Gestionnaire scolarité et formation professionnelle (H/F)

Descriptif du service

FOCAL est le Service commun de Formation Continue et Alternance de l'Université Claude Bernard Lyon 1. Il assure l2interface entre l2Université et le monde professionnel : Entreprises industrielles et de services, bureaux d2Etudes, organismes publics ou privés, professionnels de sant e9 … Chaque ann e9e, FOCAL forme plus de 8 000 stagiaires dont 3 500 alternants au sein de ses 650 formations. Les e9quipes de FOCAL soutiennent les porteurs de projet dans l2elaboration de leur parcours diplômants ou certifiants. Elles assurent la gestion administrative des actions de formation. En parall e8le, elles accompagnent les alternants et les professionnels en reprise d2 eatudes dans leurs projets de d e9veloppement des comp e9tences, les aide e0 identifier les dispositifs de financement appropri e9s e0 leur situation et assure la gestion contractuelle et financi e8re de leur formation.

Description du poste

Descriptif du poste et des missions de l e2 agent :

Assurer la gestion administrative et p e9dagogique des formations professionnelles, incluant :

• La scolarit e9 des Dipl f4mes Universitaires (DU- DIU) et autres certifications

• La contractualisation et le suivi des participants en formation continue (inscriptions, conventions, facturation, v e9rification de la soutenabilit e9 financi e8re).

Activit e9s principales :

Gestion des inscriptions et de la scolarit e9

• Accueillir et informer les candidats (pr e9sentiel, mail, t e9l e9phone).

• V e9rifier les pi e8ces administratives et la conformit e9 des dossiers de candidatures.

• Saisir et mettre e0 jour les donn e9es dans les outils de gestion (ex. CAND&PREINS, APOGEE, logiciels internes, e).

• Assurer la mod e9lisation des dipl f4mes en lien avec la cellule APOGEE avant relecture par le RP.

• Assurer la logistique des formations (r e9servations, pauses, fourniture s, reprographie, etc.).

• Suivre l e9assiduit e9.

• Organiser les sessions d e8xamens et suivre les e9valuations conformément aux maquettes.

• c9diter les documents officiels (certificats, relev e9s de notes, attestations, dipl f4mes).

Contractualisation et suivi administratif en FP

• c9tablir les devis, conventions de formation et/ou contrats (entreprise, financeur, participant).

• Contr f4ler les effectifs et la soutenabilit e9 financi e8re des inscriptions (coh e9rence entre devis, conventions et factures).

• G e9rer administrativement les sessions de formation (convocations, pr e9-tests, post-tests, enqu eates).

• Pr e9parer les e9l e9ments de pr e9facturation en lien avec le PGF FC (d e9pots des e9l e9ments sous FRAC)

Interface avec les acteurs internes et externes

• Travailler en e9troite collaboration avec les responsables p e9dagogiques, ingénieurs de formation, enseignants et intervenants

• c9changer et traiter les dossiers avec les entreprises, OPCO, financeurs publics.

• Contribuer aux réponses e0 appel e0 projets (FIF PL) : CV formateurs, QCM, moyens p e9dagogiques.

• Participer e0 la gestion financi e8re en lien avec le PGF, la DAJI et l e2 agence comptable.

• G e9rer et transmettre au PGF FC les e9l e9ments de gestion (certificats d e9organisation, services faits)

Suivi qualit e9 et reporting

• Garantir la conformit e9 r e9glementaire (formation continue, alternance, conventions partenariats).

• Assurer un contr f4le interne pour v e9rifier la fiabilit e9 des donn e9es.

• Contribuer e0 la mise en 53uvre des proc e9dures qualit e9 (HCERES, certification Qualiopi, D2OF).

• Produire des tableaux de bord et indicateurs (inscriptions, recettes, suivi des conventions).

• Assurer le suivi des enqu eates de satisfaction en lien avec le service d e9di 0e (ICAP).

Activit e9s compl e9mentaires :

• Collaborer avec le service de la communication pour assurer la promotion des dipl f4mes et des formations qualifiantes : Mise e0 jour de l f9 offre de formation, cr e9ation de supports, r e9alisation de mailings cibl e9s

Comp e9tences techniques attendues :

• Ma eetrise des outils bureautiques (Excel, Word), logiciels de gestion universitaires (APOGEE, FCA Manager), notions de comptabilit e9 et de facturation.

• Ma eetrise de la r e9glementation de la formation professionnelle

Connaissances :

• Connaissance du cadre r e9glementaire de la FC et de la formation professionnelle

• Bonne connaissance du r e9f e9rentiel Qualiopi et des enjeux li e9s aux certifications

• Notions de gestion financi e8re et contractuelle (facturation, conventions, financements OPCO)

• Connaissance des r e8gles de scolarit e9 universitaires (inscriptions, jurys, dipl f4mes)

Savoir- eatre :

• Sens du service, communication claire, travail en e9quipe

• Rigueur, sens du d e9tail, capacit e9 e0 g e9rer des volumes importants.

• Autonomie

Niveau d'expertise souhait e9 : entre 1 et 3 ans

Poste 0e pouvoir le 01/09/2026

Le poste est ouvert aux contractuels de cat e9gorie B

R e9mun e9ration mensuelle brute: 2 243,16 €

En rejoignant l'Universit e9 Lyon 1, vous pourrez b e9n e9ficier de :

• 48.5 jours de cong e9s annuels, d e8s la premi e8re ann e9e universitaire, am e9nagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h30 / semaine, la possibilités d'avoir des jours de t e9l e9travail r e9guliers et/ou ponctuels, sous conditions,

• la participation au remboursement des frais de transport, forfait mobilité durable, aux frais compl e9mentaire sant e9 e0 hauteur de 15€/mois, ...

• l'acc e8s e0 des prestations d'action sociale, acc e8s aux services de la cr e8che et du centre de loisirs situ 9s sur le campus Lyon Tech La Doua

• l'acc e8s aux activit e9s artistiques et sportives de l 76universit e9, tarifs privil e9gi e9s loisirs,

• possibilit e9s de d e9veloppement professionnel en interne (concours, mobilit e9, formation continue et parcours professionnel)

• restauration sur le campus avec une participation financi e8re de l universit e9