GESTIONNAIRE PEDAGOGIQUE H/F

En faveur du bon déroulement de la formation et tout au long de l’année universitaire, les missions sont les suivantes :

• l’accueil et l’information
• Travail en concertation avec les directeurs administratifs, l’équipe pédagogique et les services de l’université
• La gestion du planning des enseignements
• La gestion de la scolarité des étudiants
• L’information des étudiants sur l'offre de Formation (contrat quinquennal) et sur le Règlement de contrôle des connaissances (RCC)
• La gestion administrative des dossiers de candidature étudiants
• L’archivage des documents papier et numérique
• L’actualisation mensuelle le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé
• La communication sur l’offre de formation
• L’organiser et la participation aux évènements de l’école d’ingénieur
• En cas d'absence suppléer pour assurer la continuité du service

Travailler en bonne concertation avec sa hiérarchie, savoir remonter les informations nécessaires à sa hiérarchie et appliquer les directives.

Participer aux réunions de service mensuelles et appliquer les consignes.

Gérer la scolarité de l’étudiant :

• Accueillir, informer, orienter au quotidien au bureau, par mail et au téléphone les étudiants.
• Gérer les emplois du temps
• Suivre l’assiduité des étudiants boursiers en lien avec la scolarité.
• Gérer la plateforme Cours CYU
• Assurer les inscriptions pédagogiques.
• Organiser les examens et les jurys.
• Saisir les notes, préparer les jurys, et afficher des résultats dans le respect du règlement des examens.
• Préparer les calendriers des examens et organiser les examens
• Suivre les inscriptions au TOEIC et les résultats.
• Gérer les conventions de stage (PStage)
• Gérer et suivre les dossiers de candidatures.
• Veiller au respect du "Silence vaut acceptation".
• Gérer les voyages d’études, le cas échéant.

Archivage des documents

• Gérer les documents papier et numériques dans le respect des consignes d’archivage.

Communication/Information

• Afficher quotidiennement les informations nécessaires
• Participer aux différents évènements de l’école d’ingénieur et de l’université:
• Journée Portes Ouvertes
• Cérémonie de remise de diplômes
• Animer la séance de présentation administrative lors de la réunion d’information.
• Gérer des dossiers transverses à la demande de la direction administrative.
• Veiller à la transition écologique en limitant les reprographies, les impressions.
• Actualiser mensuellement le calendrier de gestion et des fiches de procédures du poste occupé

Connaissances (savoir)

• Connaître l’environnement de l’enseignement supérieur et de la recherche, l’organisation des études au sein du système universitaire et des établissements publics à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP)
• Connaître les missions et les priorités de l’Université et de l’école d’ingénieur, ainsi que leur organisation.
• Connaître les modalités de contrôles des connaissances et des compétences.

Compétences opérationnelles (savoir-faire)

• Maîtriser les outils de bureautique, y compris de messagerie et les applications métiers (APOGEE, CELCAT, P Stage, TEAMS)
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les équipes pédagogiques, administratives, la direction de l’EI et les services centraux de l’Université.
• Savoir organiser son travail en fonction des priorités
• Appliquer les directives et les procédures transmises
• Contribuer à la remontée d’indicateur (tableurs, formulaire)

Compétences comportementales (savoir-être)

• Respect de la hiérarchie
• Sens du relationnel, de la concertation, de l’écoute et du dialogue
• Savoir gérer les situations de stress
• Savoir s’adapter aux changements d’organisation
• Être rigoureux et faire preuve d’un grand sens de l’organisation et de la polyvalence
• Avoir le sens de l’accueil
• Savoir rendre compte à ses responsables
• Savoir faire des propositions et savoir alerter, le cas échéant
• Faire preuve de disponibilité et du sens de la discrétion
• S’impliquer dans l’actualisation de ses connaissances professionnelles (s’informer et se former, le cas échéant)

Bac +2, Licence, Master

Expériences professionnelles sur mêmes types de métier appréciées

Conditions de travail

• Poste à pourvoir au 01/06/26, ouvert aux agents titulaires et contractuels (détachement ou CDD de 12 mois)
• ️ 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an