Gestionnaire pédagogique département TCC h/f

• Assurer le secrétariat administratif et pédagogique
• Assister le chef du département et les enseignants ayant des charges administratives
• Assurer l’interface entre la direction de l'IUT et les enseignants
• Travailler en coordination avec la direction de l'IUT, et les différents partenaires de l’IUT internes et externes (entreprises, CFA…)
• Être référent des achats du département

Scolarité

• Accueillir, renseigner et assister les apprenants
• Suivre administrativement les campagnes de recrutement des apprenants
• Contrôler les inscriptions administratives des apprenants
• Suivre l'assiduité des apprenants (absences, retards…)
• Préparer les jurys, assister aux commissions, saisir les notes, vérifier les procès-verbaux, éditer les relevés de notes et d'acquis et les remettre aux apprenants
• Assurer l'interface entre le CFA et le département
• Suivre les contrats d’apprentissage et les apprentis en relation avec les CFA en utilisant l’application dédiée (planning, absences…)
• Suivre les contrats de professionnalisation des stagiaires de la formation continue
• Assister les enseignants en charge de responsabilités administratives
• Gérer les conventions de stage
• Développer et entretenir les relations entreprises du département

Secrétariat de département

• Compte rendu de réunion (dont conseil de département)

Gestion matérielle

• Saisir les emplois du temps sur CELCAT (et contrôler la réalisation)
• Précommandes, suivi des commandes (relations avec les fournisseurs) et préparer les services faits pour le chef de département
• Gérer les relations avec la DPI et la DHSE pour l'organisation matérielle du département
• Sensibiliser les collègues au développement durable et aux gestes du quotidien

Ressources humaines de proximité

• Accueillir les nouveaux enseignants
• Gérer les dossiers de recrutement des vacataires
• Assister les enseignants dans leurs démarches administratives (suivi des dossiers RH…)
• Contrôler les bascules d’heures des emplois du temps dans le logiciel de suivi des heures d’enseignement et saisie des heures de référentiel

Gestion des achats et missions

• Analyser les demandes d’achat (travaux, fournitures, services) de son périmètre, dans le respect des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière
• Demandes de devis, collecter et contrôler la conformité des pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
• Saisir dans SIFAC+ les demandes d’achat et les constats de services faits
• Saisir dans SIFAC+ les frais liés aux déplacements professionnels (demande d'ordres de missions et d'états liquidatifs)
• Conseiller et orienter les personnes à l’origine du besoin d'achat (responsable service, ingénieurs, enseignants, scientifiques, …)
• Assurer les échanges et le suivi avec le service financier de la direction et le service des marchés publics
• Suivre au travers du réseau l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité (GBCP…)

Compétences

• Maitrise bureautique (Word-Excel-PowerPoint-Teams-Forms…)
• Aptitude à utiliser et à se former sur des applications diverses, des bases de données, des logiciels
• Savoir trouver la bonne information dans les règlements, répertoires et site efficacement
• Connaître la réglementation en matière de déplacement et indemnisation des personnels
• Connaître SIFAC+

Qualités

• Sens de l’organisation et des priorités
• Fiabilité et rigueur
• Dynamisme; Réactivité; disponibilité d’esprit
• Autonomie et esprit d’initiative en sachant rendre compte
• Adaptabilité; Sens du relationnel et du dialogue, esprit d’équipe
• Discrétion professionnelle

Conditions de travail

Poste ouvert aux agents titulaires en détachement et contractuels (CDD de 12 mois renouvelable)

38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an

Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail

Politique de formation interne développée

Jusqu'à 2 jours de télétravail / semaine (après validation de la période d'essai et selon le poste)

Poste basé sur le site de Pontoise à pourvoir dès que possible.

Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel.

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B) : entre 1700€ et 1950€ net par mois.