Gestionnaire-instructeur des affaires signalées (H/F)

Groupe RIFSEEP:2Vos activités principales:Au sein du Cabinet du préfet du Nord, le Bureau des affaires signalées (BAS) est en charge des affaires politiques et signalées. En lien avec les autres collègues du service, et sous l’autorité de la cheffe de bureau et de son adjointe, vous aurez en chargeles missions suivantes:

• le secrétariat du bureau: enregistrement des correspondances des parlementaires, des élus et des particuliers arrivées au BAS dans le tableau des arrivées du courrier; envoi des courriers, photocopies, scan, archivage des dossiers traités;
• l’instruction des demandes d’honorariat des anciens maires, anciens adjoints et anciens conseillers départementauxet régionaux: préparation des arrêtés et rédaction des courriers signés par le préfet , contacts avec les sous-préfectures et l’association des anciens maires et adjoints aux maires du Nord (ADAMA 59) .

Vous participerez également aux missions suivantes:

• l’instruction des affaires signalées: instruction des interventions des élus et particuliers, saisine des services, rédaction des courriers de réponse argumentés, sur la base des éléments de réponse qui vous seront transmis par les services de l’État, accueil téléphonique des interlocuteurs (particuliers, élus et assistants parlementaires) , envoi des courriers aux services et aux intervenants.
• le suivi de la vie politique du département, de la région et de ses élus: rédaction des lettres de soutien, de félicitations et de condoléances mises à la signature des membres du corps préfectoral; mise à jour de l’annuaire des maires du département, des notices des élus et des communes;
• la participation à l’organisation des élections politiques.

En appui ponctuel des autres services du cabinet:

• Vous apportez votre aide, en cas de nécessité, au service de la représentation de l’État lors de cérémonies ou de visites officielles (secrétariat, accueil) .
• Enfin, vous participez au renfort du cabinet dans la gestion de crise (cellule d’information du public, gestion des courriels…) .

Votre environnement professionnel:Activités du service:Au sein du service de la representation de l’État, le bureau des affaires signalées a en charge l’analyse politique du département, le traitement des interventions signalées des élus et des particuliers, l’organisation et le suivi des audiences accordées par les membres du corps préfectoral dans le cadre de manifestations revendicatives, et la rédaction de discours du préfet selon ses déplacementsComposition et effectifs du service:1 chef de bureau, 1 adjoint, 3 agents et 1 contractuelLiaisons hiérarchiques:Le chef de bureau et son adjoint, le chef de service, le directeur adjoint de cabinet, le directeur de cabinet, le préfet et les autres membres du corps préfectoral.Liaisons fonctionnelles:Ministères, préfectures et sous-préfectures, services déconcentrés, collectivités, élus et particuliers, association d’élus

Conditions particulières d'exercice

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions:Solides qualités rédactionnelles:Rigueur, réactivité, esprit d’initiative et d’anticipation;Goût pour la recherche d’informations et pour le contact;Discrétion;Disponibilité lors des pics d’activité liés au calendrier électoral;Travail dans l’urgence.Le poste n’est pas soumis à des astreintes du cabinet (hors des jours d’élections) .Le poste est télétravaillable, à raison d’1 journée maximum par semaine, sur les missions de:

• instruction des interventions et rédaction de courriers
• instruction des dossiers d’honorariat des maires

Les avantages:

• Restaurant administratif sur place
• Forfait mobilité durable
• Prise en charge du remboursement du transport domicile/travail à hauteur de 75%
• Lieu de travail desservi par les transports en commun et accessible à pied depuis la gare
• Position centrale en plein cœur de la ville de Lille
• Possibilité d’obtenir une place prioritaire en crèche
• Participation à la complémentaire santé
• Accès à un large de choix de formations
• Nombreuses offres sociales, culturelles, sportives, à prix réduit

Profil recherché

Connaissances techniques:

• Connaître l'environnement professionnel: niveau maîtrise à acquérir
• Avoir des compétences en informatique/bureautique: niveau pratique requis
• Avoir des compétences juridiques: niveau initié à acquérir
• Avoir des compétences rédactionnelles: niveau maîtrise requis

Savoir-faire:

• Savoir rédiger: niveau maîtrise requis
• Savoir analyser: niveau maîtrise requis
• Avoir l'esprit de synthèse: niveau maîtrise requis
• Savoir s'organiser: niveau maîtrise requis
• Savoir travailler en équipe: niveau maîtrise requis

Savoir être:

• Avoir le sens des relations humaines: niveau maitrise requis
• Savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
• Savoir s'exprimer oralement: niveau pratique requis
• Savoir accueillir: niveau initié requis

Présentation de Préfecture du Nord

Préfecture du Nord