Gestionnaire formation DAEU

Le·la gestionnaire-assistant·e administratif de formation aura pour mission principale d’administrer les formations professionnelles (DAEU principalement)développées par le service:

Accueillir et communiquer

• Accueillir et informer le public
• Traiter et diffuser des informations internes et externes (mails, courriers, site web)
• Relancer les interlocuteurs (stagiaires, prescripteurs, enseignants)
• Gérer les contacts avec les différentes institutions (Région, Missions locales)

Gérer l'organisation des formations

• Gérer et diffuser les plannings
• Assurer la logistique (réservation de salles, matériels)
• Saisir, rédiger, mettre en forme des documents divers
• Contribuer à la mise en place de la démarche qualité
• Participer aux groupes de travail pour formaliser les processus
• Identifier et proposer des actions d'amélioration

Gérer les procédures administratives

• Gérer les préinscriptions sur Angers, Saumur et Cholet
• Inscrire les stagiaires sur APOGEE
• Saisir hebdomadairement les absences des stagiaires dans la base DAEU
• Gérer les absences des enseignants
• Établir les demandes de financement et procéder au suivi des conventions/contrats
• Planifier les préinscriptions pour chaque rentrée

Gérer les formations liées à l'appel d'offre régionale

• Participer à la réponse de l'appel d'offre émis par la Région
• Assurer les inscriptions des stagiaires sur le logiciel régional FORPRO
• Assurer le suivi mensuel des présences, absences, sorties et dérogations des stagiaires
• Gérer les saisies permettant les rémunérations Région.
• Générer et envoyer les listes des stagiaires, les factures

Gérer les examens

• Organiser les jurys, élaborer les plannings des examens et réserver les salles
• Récupérer et mettre en forme les sujets des CC et sessions examens terminaux
• Inscrire pédagogiquement les stagiaires sur APOGEE, envoyer les convocations
• Organiser les examens et diffuser les résultats
• Éditer et envoyer les attestations de fin de formation, de réussite, de compétences clés
• Éditer les enquêtes Région, les diplômes et organise la remise des diplômes

Participer au suivi et à l'amélioration du Pôle

• Participer aux réunions (pôle, service, scolarité )
• Participer aux événements institutionnels du SCAFOP/CIPVA (JPO)
• Participer à l'amélioration continue de la procédure de reprise d’étude en lien avec la Certification Qualiopi
• Classer et archiver les documents

Le poste proposé est administratif et la mission comprend une partie importante de mise à jour de systèmes d'informations au fur et à mesure du déroulé des séances.

Le/la candidat·e retenu·e témoignera de curiosité et de motivation pour administrer cette formation. Il/elle saura être à l'aise avec tout type de public pour apporter le meilleur accompagnement administratif.

Savoir :

Applications métiers (FCA manager, Apogée, Sowesign, Forpro, Kairos, Ma rému)

• Connaissance générale de la réglementation et des dispositifs/programmes de financement de la formation professionnelle,
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
• Connaissance globale de l'offre de formation de l'établissement en formation initiale et en formation continue,
• Maîtrise des outils bureautiques et informatiques inhérents au domaine

Savoir Faire :

• Compétences organisationnelles et rigueur,
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant à l'hétérogénéité des demandes,
• Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail.
• Capacité a s’adapter aux situations d’urgence

Savoir Être:

• Qualités relationnelles,
• Sens du service public et de la relation à l’usager,
• Capacité d'écoute,
• Esprit d'équipe,
• Réactivité et adaptabilité.
• Gestion du stress

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Poste ouvert uniquement aux contractuels

Catégorie/corps: B

Diplôme minimum requis : Bac

Type de contratet durée (si contractuel) : CDD de 12 mois jusqu'au 31/12/2027

Date de prise de poste souhaitée : 04/01/2027 ( entretiens prévus semaine 49)

Rémunération brute mensuelle : 1867€

Quotité de travail: 100%

Date limite de candidature : Le 18 Novembre. Les entretiens auront lieu en semaine

Modalités de recrutement: CV et lettre de motivation obligatoires. Nous ne pourrons pas étudier votre candidature si nous n'avons pas ces deux documents.

Avantages liés au poste:

• 50 jours de congés annuels dès la première année (au prorata de votre date d’arrivée)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Possibilité de parking du personnel
• Parcours d’accueil et formations