Gestionnaire formation continue (H/F)

Suivi administratif et financier des actions de formation: Production des documents liés à l’action de formation en lien avec le service commun de formation continue de l’Université. - Saisie d’information concernant les formations et les stagiaires dans des bases de données et logiciels permettant d’assurer la gestion administrative et financière des formations (réalisation des commandes relatives à la formation et suivi des heures d’enseignement réalisées par les enseignants). - Suivi des apprenants (absences, évaluations) et identifications des anomalies. Organisation et logistique des actions de formation:

• Diffusion d’information et communication sur les actions formation en amont
• Réservations et vérification de la disponibilité des différents moyens nécessaires à la réalisation de la formation (par exemple: salle, matériel, logiciel, documents)
• Vérification de la présence des apprenants et des enseignants.
• Suivi du planning des formations
• Suivi de la réalisation des évaluations et relance en cas de non réalisation ou de retard
• Alerte en cas d’aléas (par exemple: absence de formateurs, indisponibilité des salles de formation ou de matériel) et suivi de la résolution de l’incident
• Suivi et mise à jour de procédures liées à l’organisation administrative des actions de formation
• Gestion et coordination des informations liées aux actions de formation:
• Traitement du courrier et des mails
• Recherche d’informations (données financières, réglementaires, administratives, pédagogiques) concernant les formations et les apprenants
• Diffusion et transmission des informations au responsable de la formation, à l’équipe pédagogique, aux services supports (reporting)

Conditions particulières d'exercice

Les missions peuvent être amenées à évoluer au regard des besoins du service. Des déplacements sont à prévoir parfois dans Paris intra-muros sur différents sites (Hopitaux Necker, Port-Royal, St Anne…)

Profil recherché

Connaissances

Connaître les logiciels spécifiques à la gestion administrative et pédagogique de la formation (CanditOnLine, Sifac, Apogée)

Savoir-faire – Compétences opérationnelles

• Savoir détecter les erreurs et/ou oublis dans les choix des apprenants lors de leurs inscriptions ou de leur parcours de formation
• Savoir anticiper l’organisation des examens dans un contexte des apprenants lors de leurs inscriptions ou de leurs parcours de formation

Avoir le sens de l’organisation

Savoir-être – Compétences comportementales

• Savoir travailler en autonomie et en équipe - Avoir le sens du contact - Etre capable de s’adapter et d’être polyvalent - Etre réactif

Niveau de diplôme souhaité: Niveau III - Bac+2 DUT BTS ou diplôme équivalent