Gestionnaire des mobilités entrantes et du renforcement de l'attractivité H/F

Au sein du Pôle Formation et sous la responsabilité de Responsable Adjointe chargée du développement et de la gestion des relations internationales, l'agent(e) chargé(e) des mobilités entrantes et du renforcement de l'attractivité contribue au fonctionnement général du service des RI en lien avec ses collègues. L'agent(e) a plus particulièrement une mission de scolarité pour les étudiants internationaux et une mission d'appui au développement de l'attractivité internationale. L'agent(e) contribue plus généralement à l'amélioration des processus de gestion des activités du bureau des mobilités (gestion des bourses, automatisation de procédures…).

Mission de développement de l'attractivité internationale

• Candidatures et accueil des étudiants
• Participation à l'amélioration de la qualité de l'accueil des étudiants internationaux
• Contribution à la mise en œuvre de dispositifs d'attractivité en soutien à la direction des RI
• Coordination du MIC Géorgie

Gestion de la scolarité

• Gestion des inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants sur Pégase
• Mise à jour de l'offre de formation dans Pégase et sur le site web
• Création et mise à jour des emplois du temps sur ADE et gestion des rattrapages de cours, changements de salles
• Suivi de la scolarité des étudiants dont les absences aux cours obligatoires
• Transmission des états des heures des enseignants contractuels au responsable de la formation et à la RH
• Participation aux commissions pédagogiques
• Organisation et mise à jour des bases de données relatives à la gestion des étudiants sur Pégase
• Organisation des examens : création du calendrier d'examen, gestion de l'anonymat, des copies, des sujets
• Saisie des notes, lancement des calculs et vérifications des relevés de notes pour préparation et participation aux jurys
• Accueil et accompagnement administratif des professeurs invités (création des emplois du temps, liste d'émargement…)
• Appui à la direction des RI pour le développement des cours en anglais

Gestion des bourses

• Lancement de la campagne, traitement des dossiers déposés et gestion du fonds de solidarité internationale (FSI)
• Préparation des dossiers et saisie des attributions des bourses de mobilité dans Moveon
• Gestion du paiement des bourses de mobilité, suivi des remboursements et suivi financier des aides en partenariat avec le service financier et l'Agence comptable

Contribution au bon fonctionnement des relations internationales

• Participe en appui au fonctionnement général du service en cas d'absence d'autres gestionnaires dans le pole
• Contribue à l'automatisation des process
• Appui au développement des applications métiers des relations internationales (Moveon, Beneficiary Module…) : création des formulaires sur Moveon, collecte des données et fiabilisation les données en lien avec la responsable du service

Autres activités annexes

• Participation aux journées portes ouvertes, aux salons, aux évènements liés aux mobilités
• Aide ponctuelle à l'organisation matérielle du concours d'accès en 1ère année (surveillances)
• Accueil physique, téléphonique et numérique des étudiants, des enseignants et de personnes extérieures

• Savoir organiser, planifier et hiérarchiser ses activités. Etre rigoureux.
• Savoir travailler en autonomie et en équipe.
• Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’établissement.
• Maîtriser l’anglais oral et écrit (C1)et connaître l’espagnol serait un plus (B2).
• Savoir mettre en forme des documents.
• Savoir gérer la confidentialité des informations et des données.
• Connaître l’environnement bureautique et maîtriser la pratique des logiciels bureautiques courants.
• Maîtriser les outils et les méthodes de gestion.
• Savoir trier, hiérarchiser et classer les informations réceptionnées et rechercher rapidement celles qui sont nécessaires au fonctionnement du service.