Gestionnaire des applications de scolarité

Missions du poste :

Le ou la gestionnaire des applications de scolarité assure le paramétrage, la gestion et la coordination des applications de scolarité (APOGEE, eCandidat…) et des applications annexes (LimeSurvey, Laisser- Passer…) ainsi que la formation et l’accompagnement des utilisateurs de ces applications (administratifs et enseignants) au sein de la composante. Il ou elle assure le lien avec les applications satellites de scolarité (Moodle, OSE …). Il ou elle assure le relai pour compléter en association avec sa hiérarchie les enquêtes et échanges de données avec les différents intervenants externes (ONDPS, CNOP…). Il ou elle met en œuvre l’offre de formation dans l’application APOGEE, suit l’évolution de l’offre de formation, contrôle et fiabilise les données dans le système d’information (SI).

Activités principales :

• Analyser et résoudre les anomalies fonctionnelles des différents outils (Apogée, eCandidat, LimeSurvey, Moodle, Excel …).
• Contrôler la qualité et la fiabilité des données transmises par et aux utilisateurs.
• Participer aux corrections des QCM de la composante.
• Participe aux demandes de vérifications des diplômes de l’ordre national des Pharmaciens.
• Préparer les demandes de documents sur plusieurs années et les attestations d’études.
• Participer aux ateliers thématiques organisées par la faculté de Santé ou les services centraux.
• Concevoir, mettre à jour et suivre en association avec les gestionnaires pédagogiques les tableaux de suivi des formations de la faculté de Pharmacie de Paris.
• Développer en association avec les services associées des nouveaux outils de gestion (eportfolio, application d’émargement …).
• Former et accompagner les gestionnaires pédagogiques sur les différents outils.
• Participer à la rédaction et mettre à jour les guides spécifiques de formation à destination des gestionnaires pédagogiques.

Activités associées :

• Assurer la continuité du service en fonction des besoins et demandes hiérarchiques
• Participer aux événements organisés par l’UFR à des fins de promotion (JPO, remise des diplômes…)

Compétences et aptitudes professionnelles requises :

• Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur ; bonnes connaissances juridiques et réglementaires générales de la formation universitaire
• Réglementation applicable en matière d’offre de formation
• Techniques d’élaboration de documents
• Techniques de présentation écrite et orale
• Techniques de reporting
• Maîtriser les logiciels courants de bureautique (Pack Office, Internet, Zoom), les outils et les applications informatiques dédiés à la scolarité : Nextcloud, Apogée, eCandidat, Esup- Stage, Mondossieweb, Laisser-Passer, ADE, Moodle, Lime-Survey, Moveon, Intranet, Filesender, Evento, HELP, ePortfolio, Powerpoint, Acrobat Reader…

Savoir-faire - Compétences opérationnelles :

• S’exprimer avec facilité (oral et écrit) et maîtriser les techniques d’accueil
• Animer un groupe
• Travailler en équipe et en réseau
• Jouer un rôle de conseil, d’aide à la décision
• Savoir s’organiser, planifier son temps et ses activités, hiérarchiser les tâches et mesurer la portée réglementaire des actes de gestion dans un environnement complexe
• Savoir rendre compte
• Réaliser des synthèses
• Rédiger des rapports, des documents
• Créer des procédures
• Concevoir des tableaux de bord
• Savoir analyser/formaliser les besoins des utilisateurs
• Respecter et faire respecter la confidentialité des informations

Savoir-être – Compétences comportementales :

• Aptitudes rédactionnelles
• Capacité d’adaptation et d’anticipation
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Autonomie, sens de l’organisation
• Rigueur
• Réactivité
• Sens relationnel et écoute
• Sens du travail en équipe
• Faire preuve de pédagogie et de diplomatie

Niveau baccalauréat ou diplôme équivalent (niveau 4).

Qui sommes nous ?

Située avenue de l’observatoire (75006), la Faculté de Pharmacie de Paris abrite, dans ses 34 000 m2, 4 amphithéâtres (chacun de 350 à 450 places), des salles d’enseignement (de 19 à 120 places), des laboratoires de travaux pratiques, des services administratifs et techniques, une bibliothèque interuniversitaire riche de plus de 100 000 ouvrages/périodiques, ainsi que, en plein cœur de Paris, un jardin botanique de plus de 3 400 m2. 200 enseignants chercheurs, 40 chercheurs, près de 150 personnels IATS et environ 200 personnels hébergés (CNRS, INSERM, IRD…) travaillent sur le site. Plus de 4 500 étudiants en formation initiale suivent les études de Pharmacie pendant six années ou une formation en Sciences de la Vie et de la Santé de niveau Licence, Master et Doctorat. Le département de formation continue accueille quant à lui près de 900 professionnels en activité par an pour leur maintien des connaissances/compétences tout au long de la vie. Unité de Formation et de Recherche (UFR), la Faculté de Pharmacie accueille une dizaine d’unités de recherche scientifique et médicale labellisées (Inserm, CNRS, IRD, Université), permettant à environ 200 doctorants de se former par la recherche et réaliser une Thèse d’Université.