Gestionnaire des actions de formation professionnelle (H/F)

Présentation

La Nouvelle-Aquitaine, plus vaste région de France et troisième plus peuplée, offre un cadre de vie exceptionnel, un territoire d'authenticité, d'humanisme et de solidarité. Rejoindre notre Région, c'est être au service de notre territoire. Forte de ses 8000 agents et de ses 83 types de métiers, la Région valorise la diversité des profils, favorise l'accompagnement des agents dans leur parcours professionnel et développe les conditions du bien‑être au travail. Elle s'attache à développer une culture commune autour d'un projet d'administration porteur de valeurs managériales et d'engagement pour un environnement de travail respectueux et inclusif.

Missions

La Formation professionnelle demeure une priorité régionale avec près de 102 400 Néo-aquitains formés ou accompagnés. Elle est un véritable levier pour le développement de son territoire, un outil essentiel pour l'emploi et les compétences de demain. Cette politique s'adresse à un large public : jeunes, demandeurs d'emploi, salariés, étudiants du sanitaire et social, apprentis. La Région fonde sa stratégie sur une proximité et les besoins des entreprises tout en assurant un accompagnement favorisant une évolution des néo-aquitains et la sécurisation de leur parcours de formation. La Direction de la Formation Professionnelle et de l'Apprentissage a pour mission de mettre à disposition une offre de formation qui réponde aux besoins du public, des entreprises et des territoires de la Région Nouvelle-Aquitaine, à destination des demandeurs d'emploi et des actifs.

Dans ce cadre, sous l'autorité hiérarchique du Chef.fe de Service Suivi Et Accompagnement Des Actions De Formation et sous l'autorité fonctionnelle du Chef.fe de Service Contrôle Et Suivi Financier Des Organismes De Formation, la Gestionnaire aura des missions réparties à 50 % entre les deux services :

• Assurer le rôle d'interlocuteur‑trice référent‑e auprès des organismes de formation (prioritairement sur l'Habilitation de Service Public – HSP).
• Gérer administrativement et financièrement les actions de formation selon une répartition préétablie, sur toutes les phases de leur cycle de vie, notamment le suivi des conventions de financement confiées à la Sous‑Direction et leur traitement comptable (HSP).
• Accompagner et conseiller les organismes de formation dans la mise en œuvre des dispositifs et le suivi financier.
• Veiller à l'application des procédures internes, dans le cadre d'un renforcement des process en terme de qualité, sécurité et de vérification du service fait.

Activités principales

Suivi Et Paiement Des Actions De Formation

• Participer à la conception des cahiers des charges des dispositifs en lien avec les coordinateurs, afin d'en garantir leur applicabilité.
• Assurer le rôle d'interlocuteur‑trice référent‑e auprès des organismes de formation pour le suivi des conventions et paiements.
• Programmer les actions de formation et vérifier leur conformité administrative dans les outils de gestion (EOS, Mes démarches en Nouvelle‑Aquitaine, Grand Angle…) en lien avec les coordinateurs‑trices de dispositifs de la sous‑Direction Pilotage et développement des formations.
• Rédiger les actes juridiques selon des modèles types (avenants, conventions, mises en demeure, sous‑traitance…) et assurer leur suivi administratif et financier (envoi, signature, notification).
• Analyser les demandes de dérogation (formation à distance, effectif minimum…) et formaliser les demandes d'arbitrage.
• Assurer la vérification du service fait (administrative) des demandes de paiement HSP (émargement sauf VSF sur les marchés), la vérification du service fait financier (préparation du dossier de paiement, vérification des pièces et calcul).
• Effectuer les saisies des dossiers sur les applications métiers (Mes démarches en Nouvelle‑Aquitaine/MDNA, PROGOS…).
• Préparer les paiements (préparation du dossier, vérification des pièces et calcul du montant à verser) en lien avec les instructeurs.
• Transmettre les pièces nécessaires au paiement (certificat de pré‑paiement…) au Centre de Ressources Financières (CRF) et être leur interlocuteur‑trice.
• Mettre à jour le tableau de suivi des actions de formations et des activités suivies, veiller à la qualité des données.
• Gérer le courrier entrant/sortant (courrier papier et ASUR) et la boîte générique des services selon une organisation pré‑établie dans les services.
• Travailler en transversalité avec les services concernés au sein du Pôle FE (DAT, DEEP, DFPA, DAP…).
• Garantir la qualité, la conformité et la traçabilité des actions dans les outils de gestion et les procédures internes.
• Contribuer à tenir un répertoire des données administratives des organismes de formation.

Accompagnement Des Organismes De Formation

• Aider à la préparation et à l'animation de webinaires thématiques.
• Professionnaliser les organismes de formation.
• Assurer le lien direct téléphonique des organismes de formation en charge.
• Suivre et répondre aux tickets ALADIN de premier niveau.
• Participer au suivi des actions en lien avec les équipes internes de la Direction de l'Animation Territoriale, la Direction d'Appui à la Performance, la Direction des finances.

Activités secondaires ou ponctuelles

• Instruire les réponses des OF aux différentes modalités d'achat (marché, HSP, subvention).
• Participer et contribuer aux projets transversaux et groupes de travail de la direction ou des Directions du Pôle ou d'autres Pôles.
• Contribuer à la rédaction et à la mise à jour des procédures.
• Participer à d'autres missions du service en fonction de besoins.
• Compréhension des politiques publiques en matière de formation et emploi.
• Procédures administratives et financières liées aux actions de formation.
• Notions sur les modalités d'achat (Habilitation de Service Public, commande publique, subvention…).
• Techniques de communication orale et écrite.
• Règles de gestion administrative, budgétaire et comptable.

Savoir-faire

• Maîtriser les outils collaboratifs et dématérialisés.
• Maîtriser les outils bureautiques (Excel, PowerPoint, Word) et les progiciels régionaux (EOS, MDNA, iParapheur, Azur, Délibelu…).
• Travailler en équipe et en transversalité.
• Rédiger des actes juridiques.
• Rendre compte de son activité, détecter une anomalie, un dysfonctionnement et savoir alerter.
• Mettre en œuvre une règle, une procédure administrative.
• Suivre des données sous forme de base de données.

Savoir‑être

• Esprit d'initiative et autonomie.
• Organisation et capacité à prioriser ses activités.
• Méthode et rigueur.
• Qualités relationnelles et capacité d'adaptation.
• Respect des délais.