GESTIONNAIRE DE SCOLARITE (H/F) - ANTENNE DE BEAUVAIS - TITULAIRE OU CONTRACTUEL

À propos de nous

L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV.

Mission

La personne en charge du secrétariat de la scolarité exécute les actes administratifs de gestion courante de la scolarité et la vie de l’étudiant. Elle recueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de l’Antenne Universitaire. Elle informe et oriente les étudiants dans leurs démarches.

Activités principales

• Gestion des Inscriptions Administratives sur l’application APOGEE
• Gestion des Inscriptions Pédagogiques sur l’application APOGEE
• Gestion des Plannings – Gestion des salles sur l’application CELCAT
• Gestion des données (extractions d’informations, statistiques, élaboration de tableaux…)
• Gestion des conventions de stage
• Dossiers scolaires
• Gestion des transferts, dérogation, validation, bourses, absences, Régimes Spécifiques d’Etudes
• Gestion des demandes de remboursement
• Organisation des examens/jury
• Préparation des documents PV-Liste émargement, sujets
• Affichage des résultats
• Gestion des résultats sur l’application APOGEE
• Saisie des notes, édition des PV de délibération,
• Edition et envoi des relevés de notes aux étudiants
• Remise des diplômes
• Gestion des candidatures études en France
• Extraction des dossiers, transmission des fiches navettes….
• Secrétariat : courrier, notes de service, reproduction, diffusion
• Saisir, mettre en forme des documents
• Suppléer les autres secrétaires de la scolarité en cas d’afflux de travail

Activités associées

• Accueillir, informer et orienter les usagers de l’Antenne Universitaire (Enseignants et étudiants)
• Classer et archiver les documents et informations
• Participer à la vie de l’Etablissement
• Serre-file en cas d’évacuation des bâtiments

Contraintes particulières

Amplitude horaire modulable, gestion et respect du temps de travail pour permettre aux étudiants d’obtenir l’information souhaitée pendant leur temps de repos. Rémunération fixée en fonction de la grille indiciaire de technicien de recherche et de formation, de classe normale.

Profil

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaître l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et des composantes de l’UPJV
• Connaître des bases techniques de communication orale et écrite
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Notion de base du secrétariat à la scolarité
• Connaître la règlementation autour de la scolarité

Savoir-être

• Aisance expression orale et écrite
• Etre autonome/confiance en soi
• Sens de l’organisation
• Etre réactif(ve)
• Savoir anticiper
• Avoir le sens du relationnel
• Etre rigoureux(se)
• Savoir s’adapter
• Faire preuve de discrétion
• Être diplomate

Référence de l'offre : fmf7rmq625