Gestionnaire de scolarité - F/H

RESPONSABILITÉS :

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 10 000 étudiants-es sur trois sites (Aix-en-Provence, Marseille, Arles) et propose une offre de formation riche et diversifiée dans un environnement favorisant l'apprentissage et la production de connaissances.

Le service scolarité, d'une trentaine de personnes réparties sur les 3 sites, accompagne les étudiants tout au long de leur cursus. Le/la gestionnaire de scolarité, sous l'autorité de la responsable du bureau, participe aux missions d'accueil des étudiants-es et d'organisation des examens.

Ce poste joue un rôle central dans la gestion administrative et l'accompagnement des étudiants : accueil, information, orientation des interlocuteurs et garantie de la bonne circulation des informations.

Les missions incluent le suivi des inscriptions pédagogiques, la gestion de dossiers spécifiques (stages, césure, transferts), la préparation des consultations de copies et le soutien aux activités administratives du service, ainsi que la gestion documentaire et l'archivage.

Le poste contribue activement à l'organisation des examens (préparation logistique et matérielle, réservation des salles, reprographie des sujets, suivi du calendrier, gestion des copies et des notes, affichage des informations, préparation des recours) et exige sens de l'organisation, rigueur, capacité d'adaptation et sens du service public, notamment en périodes de forte activité.

Il est rattaché au bureau de la scolarité générale du site d'Aix-en-Provence et s'inscrit dans un travail d'équipe au service de la réussite étudiante.

PROFIL RECHERCHÉ :

Ce poste s'adresse à une personne organisée, rigoureuse, engagée au service des usagers, dotée d'excellentes qualités relationnelles, capable d'accueillir, informer et accompagner avec courtoisie, professionnalisme, discrétion et sens de la qualité de service.

À l'aise avec les tâches administratives, elle maîtrise les techniques de secrétariat, la gestion des courriers et courriels, le classement, l'archivage, la rédaction de messages et courriers, ainsi que les outils bureautiques (Word, Excel, outils numériques). La connaissance de l'enseignement supérieur et des applications de gestion de la scolarité est un atout.

Capable de gérer plusieurs activités en parallèle, elle traite les demandes avec méthode, assure le suivi des dossiers, transmet des informations fiables et rend compte de son activité, en autonomie tout en travaillant en équipe.

Le poste requiert une grande capacité d'adaptation, de la disponibilité en période de forte activité et un sens affirmé de la confidentialité pour un traitement rigoureux des informations et un accompagnement de qualité des étudiants et partenaires.\n\n

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Deux étapes à la réception de la candidature : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés puis un entretien avec les responsables. En cas de réussite, confirmation rapide du recrutement, parcours d'accueil et d'intégration, et formations adaptées pour favoriser le développement professionnel.

• Flexibilité possible de la semaine de travail (télétravail, semaine en 4j ou 4,5j) dès 2 mois d'ancienneté, en accord avec le manager
• Équilibre des temps de vie : jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (selon l'organisation et le temps de travail)

• Accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• Prise en charge des transports en commun à 75%, compatible avec un forfait mobilité durable
• Possibilité de place de parking ou forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles domicile-travail
• Accès à des prestations de loisir, sport, culture et social