Gestionnaire de l'offre de formation (examens) Département Médecine

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom. Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel. Faire le choix de l'Université de Lille, c'est rejoindre une communauté résolument tournée vers l'avenir et engagée pour l'excellence académique.

Mission

Au sein de l’UFR3S – Médecine, le service scolarité et examens joue un rôle essentiel dans l’organisation des études médicales et le bon déroulement des évaluations universitaires. Dans un contexte exigeant et dynamique, le bureau des examens accompagne les étudiants et les équipes pédagogiques tout au long du parcours universitaire.

Responsabilités principales

En tant que gestionnaire des examens, vous exercez des missions d’organisation, de suivi administratif et de coordination des examens facultaires des étudiants de MED4 et MED5. Vous contribuez au bon déroulement des différentes étapes des examens, depuis la préparation des sujets jusqu’à la publication des résultats et l’accompagnement des jurys.

Organisation des examens

• Vous assurez la collecte et le suivi des sujets d’examens.
• Vous organisez les séances de relecture des dossiers d’examens en présentiel.
• Vous gérez la répartition des étudiants et leur information.
• Vous participez à l’organisation matérielle des examens.

Gestion des surveillances

• Vous réalisez les convocations, relances et remplacements des surveillants via l’outil SURVEX.
• Vous assurez le suivi des vacataires d’enseignement et des chefs de clinique mobilisés lors des sessions d’examens.

Gestion des délibérations et des résultats

• Vous préparez les convocations et les documents nécessaires aux jurys.
• Vous vérifiez les procès-verbaux et assurez la publication des résultats.
• Vous participez à la gestion des recours gracieux en lien avec les présidents de jury et les responsables de discipline.

Conditions particulières d'exercice

Travail sur 5 jours (10 demi-journées). Travail sur écran. Disponibilité exigée lors des pics d'activités prévisibles et réguliers du service scolarité. CDD 3 ans renouvelable en CDI.

Profil

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et capable de gérer plusieurs activités simultanément dans un calendrier contraint. Vous appréciez le travail en équipe tout en sachant faire preuve d’autonomie dans vos missions.

Compétences clés

• Votre sens de l’organisation et de la fiabilité.
• Votre capacité à respecter les délais et les procédures.
• Votre discrétion et votre sens du service.
• Vos qualités relationnelles et votre capacité d’écoute.
• Votre aptitude à travailler dans un environnement exigeant et rythmé.

Compétences techniques

• Techniques de communication écrite et orale.
• Outils bureautiques (Word, Excel).
• Organisation administrative et suivi de dossiers.
• Gestion d’activités dans un calendrier complexe.

Compétences numériques

Vous êtes à l’aise avec les outils numériques et motivé(e) pour vous former à des logiciels métiers tels que APOGEE, Moodle, ADE ou UNESS.

Connaissances supplémentaires appréciées

Une bonne connaissance du fonctionnement de l’enseignement supérieur et des procédures universitaires constitue un atout apprécié.