Gestionnaire de l'offre de formation

Mission

CDD DE 3 ANS

Le ou la gestionnaire de l'offre de formation est en charge de l'appui administratif du département. A ce titre il ou elle est en charge :

• D'accueillir et informer les différents publics (futurs apprenants et apprenants, enseignants, entreprises et public externe).
• d'assurer toutes les tâches de gestion administrative liée au cursus des apprenants inscrits en BUT (IP - Enregistrement des emplois du temps - suivi de la réalisation des enseignements - aide à l'organisation des examens - saisie des notes - préparation des PV de JURY et des relevés de notes).
• d'assurer la traçabilité et archivage des éléments de suivi du déroulement des formations de BUT.
• de mettre à jour les maquettes et de formation et appliquer les règles de calculs dans les outils de gestion transversaux.
• Suivi des absences des apprenants, transmission des éléments d'information via les plateformes et outils de gestion.
• Remontée des informations administratives et financières liées aux formations du département aux services d'appui de l'IUT.

Le gestionnaire de formation a pour missions :

• Accueillir et informer les futurs étudiants, les étudiants et les enseignants.
• Gérer administrativement les dossiers d'inscription et/ou les procédures de sélection en collaboration avec le ou la responsable des recrutements.
• Saisir les informations dans les applications internes dédiées (Apogée, RefFormations).
• Diffuser le planning des étudiants et assurer le suivi de ses modifications.
• Mettre en œuvre toutes les opérations liées aux examens des étudiants (calendrier, transmissions des sujets, préparation et/ou participation aux délibérations).
• Gérer la logistique des enseignements et devoirs surveillés (salles, planning, matériel, surveillance) à l'aide des applications dédiées.
• Procéder à l'archivage des documents liés au cursus étudiant et aux examens.
• Participation à la vie de l'institut (JPO, événements liés à la pédagogie, cérémonies de remises de diplôme).

Profil

Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel :

• Environnement professionnel et fonctionnement de l'Université de Lille et de ses composantes.
• Connaissances budgétaires générales.
• Cadre réglementaire de la formation initiale, continue et apprentissage.
• Logiciels bureautiques courants.
• Applications internes de gestion.
• Maquettes des formations.
• Établissement, ses composantes, ses services.
• Procédures administratives et règlement des études.

Savoir-faire opérationnels :

• Travailler dans des délais contraints.
• Contrôler les informations et règles de calcul du système de notation.
• Analyser les demandes des étudiants, y répondre de manière appropriée et les diriger vers les bons interlocuteurs.
• Respecter la confidentialité des données.

Savoir-faire comportementaux :

• Avoir le sens de l'accueil et du service public.
• Faire preuve d'organisation.
• Faire preuve de réactivité.
• Travailler en équipe.
• Faire preuve d'impartialité.
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes.
• Savoir se maîtriser, garder son calme en toutes circonstances.

Domaines de formation et expériences souhaitables :

• Baccalauréat et formation à la gestion administrative ou expérience équivalente.

Conditions particulières d'exercice :

• Changements organisationnels, réglementaires et techniques en cours (structuration, changement d'applicatifs...).