Gestionnaire de formation (H/F)

Gestionnaire de formation (H/F) 84 - AVIGNON

Offre n° 213DMLHGestionnaire de formation (H/F)

L'institut Agrosciences, Environnement et Santé (AgES) d'Avignon Université propose des formations en licence générale et professionnelle, master et doctorat et développe des recherches à travers 7 laboratoires de recherche. L'Institut est composé de 6 Centres d'enseignement et de recherche (CER), une EUR « Implantéus » et dispose d'une plateforme métabolomique favorisant la collaboration et la transversalité entre les domaines de la formation et les activités de recherche. L'Institut AgES se répartit sur 2 sites : Campus Jean-Henri Fabre (3 bâtiments) et le Campus Hannah Arendt (pôle sportif). L'administration se décline en 3 pôles identifiés : Affaires générales, Gestion et CER, Etudes et scolarité. Chiffres clés : 1620 étudiant.e.s, 46 personnels BIATSS, 124 Enseignant.e.s/Enseignant.e.s-chercheur.euse.s.Missions du poste :Placé.e sous l'autorité hiérarchique directe de la Responsable du Pôle Gestion des Etudes, en soutien administratif Recherche et Formation, vous assurez la gestion intégrée de la formation. A ce titre vous apportez accompagnement, conseil et orientation aux étudiant.e.s, équipes pédagogiques, services centraux et interlocuteur.rice .s externes à l'établissement.Activités principales :-> Assurer l'accueil par tout biais (physique, téléphone, courriel) des étudiant.e.s, du personnel enseignant et des interlocuteurs externes à l'établissement, rechercher des éléments de réponse et/ou orienter les demandes et sollicitations aux personnes concernées-> Diffuser les informations relatives aux formations- Assurer une communication adaptée dans la diffusion des informations- Réaliser et assurer la diffusion des divers documents relatifs aux formations-> Gérer et suivre les candidatures et les inscriptions administratives/pédagogiques des étudiant.e.s- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière- Réaliser le suivi administratif des étudiant.e.s : relevés de notes, consultation de copies,conventions de stage, préparer les jurys, etc- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion-> Assurer l'appui logistique à l'organisation de la formation- Contrôler et suivre les emplois du temps en collaboration avec les équipes pédagogiques- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité-> Assurer le suivi des étudiant.e.s en situation de handicap en lien avec le Relais Handicap- Assurer l'accueil des étudiant.e.s en situation de handicap- Suivre les arrêtés liés aux aménagements accordés par l'établissementSpécificités :Diversité des interlocuteurs et, nécessité d'une coordination du fait d'actions partagées. Coordination du jour de télétravail ou de la demi-journée hebdomadaire accordés avec son/sa collègue de bureau pour assurer l'accueil des apprenants.

Type de contrat CDD - 12 MoisContrat travail Durée du travail 37H/semaineTravail en journéeConditions de travail AutreSalaire

• Ordinateur portable
• Restauration
• Sur la grille catégorie C fonction publique d'Etat

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Archiver des dossiers et documents de référence Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie Cette compétence est indispensable
• Gérer les réservations de salles et de matériel Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Organiser des déplacements professionnels Cette compétence est indispensable
• Organiser l'accueil des visiteurs Cette compétence est indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Cette compétence est indispensable
• Répondre aux demandes d'information internes et externes Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Gérer les agendas et planifier des rendez-vous
• Veiller au respect des échéances administratives

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

1000 à 1999 salariés