Gestionnaire de formation de l’offre transverse F/H

À propos de nous

L’université de Bordeaux est une grande université dynamique, responsable, attentive au bien-être de ses personnels. La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du XXIe siècle.

Le pôle formation, insertion professionnelle et vie universitaire (FIPVU) met en œuvre la politique d'orientation et de formation en lien avec les composantes de l'université de Bordeaux.

Pôle ressource de l'expérience étudiante, il regroupe les services dédiés à la vie étudiante et de campus qui portent les activités culturelles, sportives, sociales ou associatives offertes aux étudiants.

Il assure la mise en œuvre des projets communs et le suivi des outils de gestion et de pilotage, harmonise et formalise les procédures, mutualise les pratiques. Au titre de ces différentes missions, le pôle FIPVU est en charge de la commission de la formation et de la vie universitaire (CFVU).

La Direction de la Formation et de la Gestion des Cursus (DFGC) est un service central de l’université de Bordeaux. Elle est rattachée au pôle Formation Insertion Professionnelle et Vie Universitaire. La directrice de la DFGC s'appuie pour la réalisation des missions de la direction, sur une directrice adjointe en charge de la gestion des cursus et quatre agentes experts dans leurs domaines de compétence : une chargée de la gestion des cursus, une chargée des applications de gestion des cursus et une chargée de l’offre de formation ainsi qu’une secrétaire pédagogique chargée de la classe préparatoire aux études supérieures (CPES).

Dans le cadre de l’amélioration continue de l’offre de formation et du cadre ACOF, et du programme NewDEAL, l’ambition est d’améliorer la réussite par la création de nouveaux cursus mieux adaptés à la diversité des publics. Le présent recrutement concerne un des deux postes de chargés de la gestion des cursus, dédié aux formations avancées dans la transformation, et en particulier à la mise en place de la personnalisation des parcours étudiants.

Mission

Le gestionnaire exercera au sein de la direction de la formation et de la gestion des cursus (DFGC), qui coordonne la mise en œuvre de la politique universitaire en matière de formations et le suivi des cursus des étudiants, en lien avec les composantes de formation.

A/ Gestion formation

Le Gestionnaire aura pour mission d’accompagner les actes de scolarité induits par le suivi des étudiants inscrits en licence « sciences et société » en appui aux équipes pédagogiques. À ce titre, il se coordonnera avec les responsables de la mention, préparera les réunions de l'équipe pédagogique (dont elle fait partie), y participera et rédigera des PV de ces réunions.

Cette licence a vocation à développer des parcours personnalisés d'étudiants adaptés à leur besoin en entrée de cycle, à conforter la modularisation de la formation en blocs de compétences cohérents, à expérimenter la désannualisation progressive des formations et à développer des pédagogies actives.

En pratique, le Gestionnaire assurera, sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Adjointe de la DFGC, les missions suivantes :

• Modélisation de la formation dans l’outil de scolarité avec élargissement progressif à la désannualisation, la flexibilisation des rythmes et la personnalisation des enseignements
• Caractérisation des freins et des leviers pour une articulation des procédures d’inscriptions entre les différentes unités de formation
• Vérification et accompagnement des IP (inscriptions pédagogiques) des étudiant.e.s
• Affectation des étudiants dans les groupes de TD
• Suivi, vérification et contrôle de la cohérence des emplois du temps (EDT) des étudiant.e.s
• Mise en place d’un calendrier coordonné des activités d’évaluations des acquis des étudiants
• Coordination des ajustements ponctuels concernant les emplois du temps et les évaluations

Appui à l'accueil et à l'accompagnement des étudiants

• Gestion des demandes d'information (mail, téléphone et présentiel)
• Mise à jour des informations à destination des étudiants (offre, emploi du temps, groupes d’étudiants, relevés de notes, etc.)
• Diffusion d’annonces auprès des étudiants et/ou de l’équipe pédagogique

Appui à l'organisation des évaluations et à la saisie des notes

• Participation à l’organisation des modalités d’évaluation présentielles ou hybrides
• Suivi des résultats des évaluations et appui à la mise en place du contrôle continu

Appui à la mise en œuvre de processus de scolarité spécifiques

• Suivi des étudiants inscrits dans les différentes formations et organisation des commissions
• Réservation de locaux pour les enseignements et les évaluations

Contribution à la réflexion sur l'accompagnement des formations transverses

• Caractérisation des modalités d’accompagnement et de l’impact de ces évolutions sur les missions des scolarités
• Définition des besoins en matière d’outils à déployer pour appuyer cet accompagnement

B/ Appui Technique sur l’outil de scolarité

Le Gestionnaire aura pour mission d’accompagner les travaux de fiabilisation de la mise en œuvre des procédures dans l’outil de scolarité.

Accompagnement des gestionnaires des collèges et instituts

• Formation sur l’outil APOGEE

Accueil des nouveaux arrivants sur les postes de gestionnaires de scolarités et mise à disposition de supports d’accompagnement sur les différents modules de l’outil.

• Réponse aux demandes d’assistance

Caractérisation des difficultés rencontrées par les référents SI des collèges et instituts pour y apporter des réponses

Fiabilisation des données

• Vérification de la bonne adéquation des saisies d’informations pour les données statistiques
• Contrôle des données liées aux inscriptions administratives et au suivi des résultats

Au sein de la DFGC, le gestionnaire participe à la mise en œuvre opérationnelle de cursus personnalisés soutenus par le programme NewDEAL.

Profil

Vous êtes titulaire d’un baccalauréat technologique à dominante administrative ou d’une formation en secrétariat et/ou gestion administrative. Vous maîtrisez les règles et procédures applicables à votre domaine et avez des connaissances de l’organisation et du fonctionnement d’un établissement d’enseignement supérieur, ainsi que de la réglementation administrative et de la scolarité universitaire (LMD). Vous êtes à l’aise avec les techniques de communication, d’accueil, la rédaction de documents administratifs et l’utilisation des outils numériques.

Vous savez accueillir et renseigner différents publics, gérer et classer des documents, rédiger des comptes rendus ou rapports, rendre compte de votre activité et travailler de manière autonome tout en respectant des échéances multiples. Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes capable d’utiliser des logiciels métiers; la connaissance des applications Apogée, Celcat, Hyperplanning et ADE serait un atout.

Reconnu pour votre sens de l’organisation, votre rigueur et votre discrétion, vous faites preuve de réactivité et d’un excellent relationnel, notamment auprès des étudiants. Vous appréciez le travail en équipe et savez gérer votre activité dans un environnement complexe.

Les candidatures de débutants sont acceptées.

Plus d'informations

• Des pics d’activités en période d’inscriptions et d’examens
• Le télétravail est possible 1,5 jour par semaine
• Les congés doivent être pris durant les périodes de congés universitaires
• CDD de 12 mois idéalement à compter du 1/09/2026 au 31/08/2027
• Poste basé sur deux sites géographiques: Le lycée Montaigne - Bordeaux et l’université de Bordeaux - campus de Talence
• Rémunération brute mensuelle: 1 925 €