Gestionnaire de formation continue - H/F

MISSIONS PRINCIPALES

• Traiter les besoins en formation : analyser les besoins des agents, rechercher des informations complémentaires concernant les demandes de formation, conseiller et orienter les agents suivant leurs besoins.
• Gestion administrative du service : réceptionner le courrier, l'enregistrer et l'analyser.
• Tenir à jour les différents tableaux de bord.
• Participer à l’élaboration et à la mise en œuvre du plan de formation : vérifier la saisie des demandes dans GE ainsi que les éléments constitutifs, réajuster les intras, rechercher des organismes, envoyer les demandes d’ARD, envoyer les tableaux récapitulatifs et les réponses…
• Préparer les éléments pour les commissions de formation ainsi que pour le RSU.
• Réaliser les statistiques et bilans préalables aux commissions et plans de formation.
• Répondre et suivre les demandes individuelles et/ou collectives.
• Constituer les dossiers et les saisir sur Gesform.
• Inscrire les agents auprès des organismes.
• Préparer les autorisations de formation, les attestations et les ordres de mission.
• Gérer les conventions de formation (réception, vérification).
• Négocier avec les organismes les annulations ou reports de formation.
• Constituer les dossiers de règlement pour l'ANFH.
• Effectuer le suivi budgétaire.
• Contrôler et saisir les notes de frais des agents et des factures organisme pour paiement.
• Archiver les dossiers des formations effectuées.
• Assurer la logistique des formations Intras : planning des salles, accueil des intervenants et gestion du matériel (en collaboration avec l’Appariteur).
• Rédiger et envoyer les notes d'information des formations.
• Etudes promotionnelles : vérification des demandes, constitution des dossiers du jury, planning des entretiens, transmission des réponses et engagements de servir aux agents, constitution des dossiers de demande à l’ANFH de PEC sur fonds mutualisés, suivi des conventions avec les écoles/universités, suivi des conventions avec l’ANFH, saisie des dossiers non retenus.
• Gérer les factures des apprentis.
• Gérer les supervisions : contacts avec les superviseurs pour MAJ devis et dossier administratif, envoi de la convention, enregistrement des feuilles d’émargement dans GE, réception des factures et paiement, création des commandes dans C-Page, MAJ du tableau de suivi du budget…

COMPETENCES REQUISES

• Connaissances de base sur les droits en matière de formation continue dans un environnement public serait un plus.
• Très bonne maîtrise de Word et Excel (statistiques, TCD…)
• L'utilisation du logiciel CPAGE et GESFORM serait un plus.
• Communiquer aisément auprès de multiples interlocuteurs.
• Capacités d'analyse.
• Savoir être à l'écoute, clarifier les demandes et prioriser les urgences.
• Savoir organiser son travail et prendre des initiatives, être autonome.