Gestionnaire de charges récupérables F/H H/F

Sous la responsabilité du chef de service, le Gestionnaire charges récupérables assure la gestion courante, la régularisation et le suivi budgétaire des charges récupérables sur un portefeuille défini. Il/elle contribue à la fiabilité des budgets, à la qualité de la relation locataire et à l'optimisation des process internes, en lien avec les autres membres du service et les partenaires internes/externes.

Gestion et régularisation des charges récupérables

• Régulariser les charges contractuelles conformément à la réglementation en vigueur et aux procédures internes.
• Vérifier et rapprocher les dépenses avec les provisions de charges, analyser les écarts et proposer les ajustements nécessaires.
• Contrôler les dossiers de charges lors de la clôture de l'exercice ainsi que leurs bases de répartition avant l'envoi des relevés individuels aux locataires.
• Établir et suivre les budgets des charges récupérables par ensemble immobilier, en lien avec les services concernés.
• Calibrer les provisions appelées au cours de l'année, ajuster si besoin en fonction de l'évolution des dépenses et des consommations.
• Procéder aux imputations des factures via le workflow, vérifier la récupérabilité des charges et assurer la saisie des factures (dépenses récupérables et non récupérables).
• Suivre les dépenses, les contrats et relancer les fournisseurs pour l'établissement des factures manquantes ou incomplètes.
• Participer à la clôture budgétaire annuelle et à la préparation des éléments pour la comptabilité.

Suivi et régularisation des consommations d'eau

• Suivre et régulariser les consommations d'eau (collectives et individuelles), analyser les consommations et détecter les anomalies.
• Assurer le traitement des régularisations d'eau, informer les locataires et répondre à leurs questions sur ce sujet.
• Relation locataire et gestion des réclamations
• Récupérer (prendre connaissance de) et traiter les réclamations dans l'outil dédié.
• Apporter des réponses claires et pédagogiques aux questions des locataires concernant les charges, les régularisations ou les consommations.
• Accueillir et informer les associations de locataires lors des contrôles de charges ou des réunions d'information.

Relations et coopérations transversales

• Travailler en lien avec les partenaires extérieurs (fournisseurs, syndics, associations de locataires, clients).
• Collaborer avec les différents services internes (gestion des contrats, équipes de proximité, comptabilité, service technique).
• Participer à la veille réglementaire et à l'amélioration continue des process (digitalisation, automatisation, tableaux de bord.).

Gestion des copropriétés en binôme avec la Référente copropriété- Contrôler les factures dématérialisées et tous les documents liés aux charges, vérifier les imputations et le caractère récupérable des dépenses- Diffuser les convocations et ordres du jour, demander les consignes de vote, synthétiser les consignes et les présenter à la dir