Gestionnaire d'une école doctorale (H/F)

Affectation : Direction de la recherche et de la formation doctorale/Collège doctoral

CDD 4 mois

Démarrage à compter du 04/01/2027

Catégorie : C Corps : Adjoint technique

Emploi ouvert aux agents contractuels uniquement

Rémunération selon grille de la Fonction Publique

Mission

Organisation administrative et pédagogique d'une école doctorale

Activités

Gestion administrative des dossiers des doctorants :

- Admissions : informations, envoi et réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l'Ecole doctorale

- Demandes de réinscriptions : réception des dossiers, traitement des demandes pour soumission pour avis du Conseil de l'Ecole doctorale

- Inscriptions administratives

- Suivi des dossiers (admissions, inscriptions, soutenance, formations)

- Organisation des soutenances : validation jury, courriers aux membres du jury, suivi du dossier de soutenance.

- Gestion des registres de soutenance et vérification des données avant l'édition des diplômes

- Travailler en collaboration avec la BU pour la mise en ligne des thèses

Organisation administrative de l'Ecole doctorale et de son Conseil

- Préparation et organisation des réunions du Conseil de l'Ecole doctorale : élaboration et diffusion des convocations (en concertation avec la direction de l'Ecole doctorale),

- Rédaction des compte-rendu de réunion

- Mise en œuvre et suivi des décisions adoptées

- Aide à la rédaction du dossier d'accréditation de l'école doctorale (quinquennal)

Organisation des activités scientifiques de l'Ecole doctorale

- Préparation des journées doctorales : réalisation des programmes

- Organisation du séjour des intervenants (le cas échéant) : transports, logement, repas ; demande de devis auprès de traiteurs, restaurants, hôtels, transporteurs ; mise en ligne

- Organisation des formations disciplinaires

Gestion financière de l'école doctorale

- Suivi du budget

- Demandes de devis, bons de commande

- Mise en place et suivi des subventions allouées aux doctorants

Gestion du site internet de l'école doctorale

Accueil, veille documentaire et diffusion de l'information

- Accueil, conseil et orientation des doctorants et enseignants

- Correspondance avec les doctorants : réponse précise et circonstanciée

- Mise à jour des informations concernant l'Ecole doctorale (offres de financement, conférences, journées doctorales, etc.) sur le site internet de l'Université,

- Diffusion aux équipes de recherche des informations (bourses, fondation, prix, subventions, partenariat) transmises par les organismes et par la Direction de la Recherche

Participation à la réflexion sur l'organisation des écoles doctorales

- Harmonisation des activités et des procédures entre les différentes écoles doctorales

- Participation aux réunions de travail

- Élaboration d'un calendrier de mise en place d'une organisation identique de travail entre les écoles doctorales de l'université

Conditions particulières d'exercice\n\n

Contraintes organisationnelles :

Disponibilité en fonction de l'activité, contraintes de délais à respecter - temps forts : période de rentrée et concours de l'école doctorale

Contraintes diverses : interactions indispensables avec de nombreux interlocuteurs, traitements d'informations à caractère confidentiel.