Gestionnaire d'apprentissage - DIFPRO (H/F)

RESPONSABILITÉS :

Assurer la gestion administrative de l'activité apprentissage et le suivi financier des conventions d'apprentissage, selon des procédures et modes opératoires actés pour l'UPEC Assurer l'inscription et le suivi administratif des apprentis

• Collecter des éléments nécessaires à l'édition des conventions et au renseignement du Cerfa (planning de formation, fiche de liaison).
• Saisir les éléments contractuels sur le(s) logiciel(s) de gestion.
• Editer et envoyer les documents de conventionnement à l'entreprise.
• Gérer les ruptures de contrat.
• Accompagner les composantes dans la mise en œuvre des procédures : répondre aux demandes (mail et téléphone).
• Instruire les différents dispositifs liés à l'apprentissage (Frais de premier équipement, apprenti sans entreprise...)
• Archiver de façon méthodique l'ensemble des justificatifs ayant permis la confection des opérations administrative et financières et proposer des améliorations au niveau de l'archivage.

Assurer le suivi financier des apprentis

• Suivre les dossiers de prise en charge en lien avec les opérateurs de compétences (OPCO).
• Valider les financements et les échéanciers
• Procéder à l'envoi des factures à destination des OPCO et des employeurs publics.
• Effectuer un suivi financier des dispositifs d'accompagnement liés à l'apprentissage.

Contribuer au pilotage de l'activité

• Contribuer à la gestion de base de données et de tableaux de bord
• Contribuer à la réalisation et au suivi des enquêtes (évaluation, ministérielles...)
• Recenser les besoins utilisateur pour contribuer au développement des SI et des processus.

PROFIL RECHERCHÉ :

Agents contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement)

Rémunération selon la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (TECH) - Catégorie B et pour les contractuels, la fourchette de salaire net mensuel se situe entre 1700 € et 2000 € (le montant le plus élevé correspond à un CDD en fin de carrière)

Formation / expérience recommandée(s) :

Expérience dans le domaine de la formation professionnelle et en gestion financière.

Connaissances souhaitées :

• Connaître la réglementation et les modes de fonctionnement de la formation professionnelle et plus particulièrement l'apprentissage.
• Connaître les modalités de financement et les publics de la formation professionnelle et plus précisément de l'apprentissage.
• Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'université ainsi que les personnes ressources.
• Connaître l'offre de formation.

Savoir-faire et savoir-être:

• Savoir utiliser/s'adapter aux outils informatiques spécifiques à la formation professionnelle/apprentissage.
• Maîtriser les logiciels courants de bureautique.
• Acquérir une bonne compréhension du processus de gestion de la formation professionnelle/apprentissage, des procédures et modes opératoires mis en place à l'UPEC.
• Etre organisé et réactif.
• Planifier ses activités en tenant compte des priorités et des échéances.
• Être capable d'effectuer un travail de vérification.
• Maitriser les techniques de présentation orales et écrites.
• Faire preuve d'un bon relationnel.

Environnement professionnel et contexte de travail :

Travail en étroite collaboration avec les autres pôles du service (développement et VAE), avec les composantes et l'agence comptable.