Gestionnaire courrier / Vaguemestre (H/F)

RIFSEEP: 1 Gestionnaire courrier ADM003A

Vos activités principales

Le gestionnaire du courrier est notamment en charge de:

• la réception du courrier "entrant" et la distribution au sein des services ;
• la réception des colis destinés à la préfecture et des DDI ;
• l'exploitation du courrier "courant", du courrier dit "réservé", et des circulaires ministérielles ;
• le traitement des courriers"spéciaux" nécessitant l'utilisation d'un logiciel spécifique délivrant des étiquettes pour les colis volumineux ;
• l’affranchissement du courrier sur le périmètre Administration Territoriale de l’État (ATE) ;
• la participation aux navettes "courrier" sur le périmètre Administration Territoriale de l’État (ATE) ;
• d'assurer la bonne redirection des E-mails reçus sur les boîtes fonctionnelles ainsi que des saisines par voie électronique de l'administration ;
• la gestion du magasin de fournitures de bureau de la préfecture (commande, gestion des stocks….) .

A titre de renfort

• appui aux missions logistiques (inventaire, gestion de stocks…) .

Polyvalence et adaptabilité sont attendues sur le champ missionnel du bureau.

Activités du service

Le secrétariat général commun départemental est un service de l'Etat déconcentré en charge des fonctions support de la préfecture du Bas-Rhin et des trois directions départementales interministérielles (des territoires, de la protection des populations et de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités) . Les missions du SGCD couvrent l’ensemble des fonctions RH, informatiques, comptables, logistiques, immobilières, ainsi que de relations au public. Ces missions constituent le socle du fonctionnement des services dont le périmètre servi atteint le millier d’agents sur des implantations multiples: préfecture, hôtel du préfet, sous préfectures, cité administrative et autres sites externes. Le SAIA du secrétariat général commun départemental du Bas-Rhin élabore et met en œuvre les stratégies permettant d’assurer l’adaptation du bâti aux besoins des services et à leurs évolutions, assure la sécurisation des sites, préserve la valeur technique et économique du patrimoine immobilier de l’État, pilote les opérations immobilières sur les plans administratif, financier, technique et environnemental, et assure la relations à l’usager au travers de tous les types d’accueil.

Conditions particulières d'exercice

Travail en multi-sites sur le périmètre du SGCD 67, fonctionnement polyvalent au sein du pôle courrier. Poste qui nécessite:

• une prise de service le matin à 8h00 et l’après-midi dès 14h00 ;
• un certain nombre de manipulations liées au portage de bacs de courrier et de colis ;
• la conduite d’un véhicule automobile permettant d’effectuer des tournées de livraison de courrier (permis B nécessaire) .

Disponibilité et sens de la discrétion professionnelle attendus.

Vos compétences principales mises en œuvre

Connaissances techniques

Connaître l'environnement professionnel / niveau maîtrise - requis

Avoir des compétences en informatique -bureautique / niveau pratique - requis

Savoir-faire

• Savoir travailler en équipe / niveau maîtrise - requis
• Savoir s'organiser / niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser / niveau maîtrise - requis
• Savoir être
• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis
• Savoir accueillir / niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer / niveau pratique - requis
• S'avoir s'exprimer oralement / niveau maîtrise - requis

Durée attendue sur le poste: 3 ans

Vos perspectives

Ce poste permet de développer une connaissance transaversale des activités des services de l'État sur le périmètre de l'administration territoriale déconcentrée. Il permet d'évoluer dans le domaine des fonctions supports et de présenter les concours et examens professionnels des grades supérieurs.

Profil recherché

Bureau des affaires immobilières: assure la programmation et le pilotage de l'ensemble des travaux immobilier des bâtiments de la préfecture, des résidences des membres du corps préfectoral, des directions départementales interministérielles, des cultes et du plan de rénovation de la cité administrative. Il pilote les budgets et marchés afférents et organise la commission départementale de suivi de l'immobilier de l'État.

Bureau sûreté et sécurité: a en charge la sécurité, la surveillance et la sûreté des bâtiments de la préfecture. Il propose un plan sécurité et sûreté pour chaque site préfectoral.

Bureau des moyens généraux (pôle logistique et maintenance ; pôle parc et moyens généraux): assure la coordination, de la maintenance des bâtiments, délivre un avis d’expertise et suit les contrôles réglementaires, ainsi que des vérifications périodiques. Il a en charge le suivi du parc automobile et assure l’offre de service de la reprographie.

Bureau de l'accueil: regroupe l'ensemble des missions en relation avec les usagers: accueil, courrier et standard. Dans une démarche d'amélioration constante du service, il accompagne l'usager dans certaines démarches, l'oriente vers la structure compétente, analyse les demandes reçues et les oriente.

Composition et effectifs du service

Services des affaires immobilères et de l'accueil – 43 agents – 6 A (dont 2 principaux) , 3 B, 25 C, 7 extérieurs

Bureau des affaires immobilières – 4 agents – 1 attaché (A) , 1 contrôleur des travaux (B) , 2 adjoint administratif (C)

Bureau sûreté et sécurité – 9 agents – 1 attaché (A) , 4 adjoints technique (C) , 3 agents de sécurité d'une société externe, 1 polic