Gestionnaire courrier, tri et numérisation F/H

Assurer le traitement, la numérisation et le classement des documents entrants (courrier, mails, fonds de dossiers, transferts) afin de garantir une intégration fiable et complète des pièces dans les GED MDPH et DPH.

Contribuer à la qualité des dossiers usagers en appliquant rigoureusement les procédures internes de qualification, de complétude administrative et de classement documentaire.

Responsabilités

• Qualifier les courriers entrants (MDPH et DPH).
• Réceptionner les courriers, les déposer auprès du service courrier, qualifier les plis selon le public (adultes/enfants, usagers connus/inconnus) et le type de courrier (27 typologies), préparer les documents à la numérisation et intégrer les fiches LAD pour les flux MDPH.
• Numériser, contrôler et intégrer les documents dans les GED MDPH et DPH, vérifier la qualité (lisibilité, orientation, exhaustivité, conformité) et intégrer les documents dans la GED correspondante.
• Assurer la complétude administrative, organiser et classer les documents selon leur typologie et le plan de classement, en insérant les séparateurs appropriés.
• Gérer, qualifier et traiter les mails de la boîte générique du service, vérifier la complétude des demandes et intégrer l’ensemble des documents dans la GED.
• Traiter, numériser et classer les fonds de dossiers et transferts entrants, réaliser la numérisation, contrôler la qualité, classer les pièces selon le plan de classement et intégrer les éléments dans la GED.

Tâches annexes

• Gestion des bannettes « anomalies » (MDPH et DPH).
• Saisie dans les tableaux de suivi.

Tâches ponctuelles

• Traitement d’archivage.
• Traitement d’élimination.
• Nettoyage ponctuel de la base métier.

Compétences techniques

• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, Outlook.
• Acquérir la maîtrise du logiciel SOLIS et du logiciel de GED.
• Respecter le planning hebdomadaire.
• Appliquer et respecter les procédures administratives internes.
• S’adapter aux évolutions législatives, réglementaires et organisationnelles.

Compétences relationnelles

• Respect du secret professionnel.
• Capacité d’analyse et de réflexion.
• Sens de l’organisation, méthode et rigueur professionnelle.
• Sens du travail en équipe.
• Polyvalence et capacité d’adaptation.

Connaissances

• Connaissance de l'institution départementale et des services.
• Connaissance des prestations en faveur des personnes handicapées (facultatif).

Poste ouvert aux adjoints administratifs non titulaires.

Environnement physique

• Port de charges lourdes et récurrentes.
• Travail en sous-sol (lumière artificielle).
• Exposition à la poussière.
• Réalisation de gestes répétitifs liés aux activités de tri, de numérisation et de classement.