GESTIONNAIRE COURRIER ET SERVICES GENERAUX

Type de contrat : CDI Lieu : Deux-Sèvres - Niort

Poste & Missions

Directement rattaché·e à la Directrice Ressources Humaines et Services Généraux, vous intégrez l’activité des Services Généraux composée de trois personnes.

Votre poste consiste assurer la mise en œuvre des moyens et actions nécessaires à la gestion du courrier entrant et sortant et de son affranchissement. Vous mettez également en œuvre les moyens logistiques et de maintenance du patrimoine immobilier de l’établissement. Enfin, vous garantissez un service quotidien efficient auprès de l’ensemble des salariés, clients ou prestataires.

Dans ce contexte, vous apporterez vos compétences pour mener à bien les activités suivantes :

• Gestion du service courrier
  • Traiter les flux de courrier entrants et sortant afin d’assurer les distributions aux destinataires dans les délais et aux horaires prévus dans le respect des procédures établies, et dans la continuité des travaux des prestataires de tri ou d’archivage des plis.
  • Assurer un affranchissement journalier aux horaires demandés, et les numérisations nécessaires.
  • Garantir un traitement immédiat des flux sensibles.
  • Réceptionner les livraisons de paquets et assurer la traçabilité des envois si nécessaire.
  • Assurer les contrôles et les maintenances et le bon fonctionnement du matériel d’affranchissement et de transport (véhicule d’entreprise).
  • Participer à l’organisation des tâches journalières en optimisant les méthodes de travail dans un soucis d’efficacité opérationnelle.
  • Veiller au maintien de la qualité de service du prestataire chargé du traitement du courrier interne.
• Exploitation des bâtiments et de ses équipements
  • Assurer un contrôle journalier des bâtiments et des extérieurs et informer les Services Généraux en cas d’incidents. Prendre les mesures nécessaires pour assurer la continuité d’activité.
  • Sous contrôle des Services Généraux :
    • Être l’interlocuteur privilégié pour répondre aux interrogations des collaborateurs, managers et de la direction.
    • Vérifier la bonne application des consignes de sécurité, du contrôle des accès et assurer l’actualisation des consignes internes.
    • Assurer la communication et la mise en œuvre des consignes auprès des collaborateurs.
  • Dans le cadre de la gestion des locaux :
    • Participer aux travaux d’embellissement, de manutention, de déménagement, d’entretien courant ;
    • S’assurer du confort des collaborateurs, des postes de travail, des bureaux et de l’aménagement des espaces dans le respect du budget alloué ;
    • Participer à l’inventaire du mobilier.
  • En coordination avec les services généraux suivre les interventions des prestataires de services.
  • Proposer des axes d’amélioration des aménagements (maintenance, remplacement, travaux.
  • Participer à la veille technique et réglementaire des bâtiments et de leurs équipements.
• Contribution au fonctionnement collectif
  • Assurer un suivi des stocks, passer les commandes et délivrer les fournitures de bureau et éditique de l’entreprise.
  • Gérer et organiser le traitement des archives physiques et le recyclage en collaboration avec le reste de l’équipe.
  • Assurer les petites courses diverses de l’entreprise en collaboration avec le reste de l’équipe.
  • Établir un reporting régulier des activités et agir en collaboration avec le reste de l’équipe.

Pour réussir à nos côtés ?

Vous êtes titulaire d’un Bac +2 ou expérience équivalent :

• Vous avez le sens du service, un bon sens relationnel, vous démontrez votre attention pour les préoccupations des autres tout en faisant preuve de réalisme et de pragmatisme, vous aimez la négociation et savez être persuasif·ve.
• Vous avez une approche technique des locaux, savez trouver des solutions opérationnelles et les mettre en œuvre.
• Vous prenez des initiatives pour améliorer vos performances, et recherchez des solutions alternatives, si nécessaire. Vous avez des capacités importantes d’adaptation au changement.
• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Microsoft Office indispensable à la conduite de vos missions (indispensable).
• Vous êtes organisé·e, méthodique et réactif·ve, vous avez des aptitudes en gestion de projet et savez être autonome dans vos activités.
• Idéalement vous avez une expérience et une formation sur la gestion de l’immobilier de bureaux, l’exploitation technique des bâtiments et la sécurité de leurs occupants.

Ce que nous vous offrons :

• Un bon équilibre vie pro / vie perso avec une semaine de 34h du lundi au vendredi avec des permanences commencent à 7h30.
• Des tickets restaurant, une mutuelle avantageuse, l’accès aux offres du CSE…
• Et surtout, une entreprise à taille humaine dans un environnement bienveillant où vous pourrez apprendre et vous épanouir.

À partir de 24 088€ brut/13 mois.

Dans la poursuite de nos engagements RSE, tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.