Gestionnaire contrats & logistique

Description du poste

Vos activités principales:

• Volet bâtimentaire :
• Correspondant de proximité des services des sites Eiffel et Galliot pour tout dysfonctionnement technique lié aux domaines gérés par la délégation régionale (bâtiments, copieurs…)
• Contacter et recevoir les entreprises dans le cadre des maintenances ou suite à l’établissement de devis, les accompagner sur site après avoir procédé aux vérifications préalables nécessaires à l’accès dans les locaux
• Vérifier la bonne réalisation des prestations et établir les services faits dès conformité à la commande
• Procéder régulièrement à des visites bâtimentaires pour constater notamment les éventuelles difficultés dans la réalisation des prestations de ménage
• Réaliser éventuellement les recensements des matériels nécessaires pour la mise en place ou le suivi de marchés de maintenance ou à la demande de sa hiérarchie
• Tenir à jour les fichiers où figurent par thématique et par nom de prestataire les fiches synthétiques «contrats» et les personnes habilitées à intervenir dans les locaux
• Volet administratif et budgétaire :
• Assurer le suivi administratif des contrats en tenant à jour le tableau des contrats (entreprises, type d’intervention, dates début et fin…) afin d’anticiper leurs renouvellements
• Procéder au renouvellement des contrats dans le cadre de la réglementation et en s’appuyant si besoin sur les compétences techniques d’autres services (DSIC, STMI)
• Suivre sur le plan budgétaire la vie des contrats (engagements, bon de commande, sommes payées…)
• Pour le programme CAS 723, suivre le tableau annuel des demandes et du budget alloué et établir les procès-verbaux de service fait
• Procéder si nécessaire à toute autre opération dans CHORUS FORMULAIRE
• En l’absence de l’agent en charge du suivi budgétaire, assurer le binô

Votre environnement professionnel

Le bureau des affaires générales est composé de 4 agents – 1 A – 1 B – 2 C

Liaisons hiérarchiques

• Cheffe de section des affaires générales
• Chef de bureau des affaires générales
• Déléguée régionale

Liaisons fonctionnelles

• Services de la délégation régionale et du SGAMI Est
• Prestataires extérieurs

Conditions particulières d'exercice

• Disponibilité au regard des échéances du calendrier budgétaire
• Rigueur et investissement dans la gestion administrative des contrats, connaissances en français et rédactionnelles
• Savoir s'adapter rapidement et travailler sur les deux volets
• Poste non éligible au télétravail au regard des missions de logistique de proximité confiées (mais peut être négocié)
• Parking gratuit situé au sein de la structure
• 38 h - Horaires variables
• 27 jours de congés annuels + 16 jours de RTT
• Participation employeur à la protection sociale complémentaire santé
• Forfait mobilité durable et prise en charge partielle des abonnements transports
• Accès facile : arrêt Jaurès à 20 mètres, Tram T1

Descriptif du profil recherché

Vos compétences principales mises en œuvre

• Avoir des compétences budgétaires et comptables / niveau pratique - requis
• Avoir des compétences en informatique - bureautique / niveau pratique - requis
• Avoir des compétences juridiques / niveau pratique - requis

• Savoir s'organiser / niveau pratique - requis
• Savoir appliquer la réglementation / niveau maîtrise - requis
• Savoir analyser / niveau pratique - requis
• Savoir négocier / niveau pratique - requis

• Faire preuve de rigueur et de méthode / niveau maîtrise - requis
• Savoir s'adapter / niveau maîtrise - requis
• Savoir communiquer / niveau pratique - requis
• Avoir le sens des relations humaines / niveau maîtrise - requis

• Curiosité et investissement professionnel
• Poste permettant d'accéder à des fonctions similaires dans d'autres périmètres et éventuellement sur des fonctions budgétaires plus développées

Documents à transmettre

L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

Localisation administrative

Bureau des affaires générales8 rue de Chenôve – BP 31818 – 21018 DIJON CEDEX

Fondement juridique du recrutement

Titre III du Livre III du Code général de la fonction publique, 2° de l’article L332-2