Gestionnaire budgétaire, correspondant local informatique et gestionnaire logistique au SHFD
1- Suivi du budget de fonctionnement du service en binôme avec le chef du pôle affaires générales :
- - Établissement des demandes d’achat, les services faits et les fiches de communication via le logiciel Chorus formulaires ;
- - Création des tiers fournisseurs/agent et création des RIB ;
- - Mise à jour du tableau de suivi budgétaire interne et vérification avec les données fournies mensuellement par la direction de l'évaluation de la performance, de l'achat, des finances et de l'immobilier (DEPAFI);
- - Établissement des OAP (ordre à payer) liés aux achats par carte achat et abonnement ;
- - Relation avec les fournisseurs : s’assurer du dépôt des factures sur Chorus Pro avant les travaux de fin de gestion ;
- - Traitement des diverses demandes de la DEPAFI (service fait à finaliser, intérêts moratoires, etc.) ;
- - Soutien budgétaire au pôle sécurité numérique relatif au budget métier (demande d’achat et service fait)
- - Gestion des dossiers particuliers (rattachement tiers, demande d’abondement d’EJ etc.) ;
- - Établissement des ordres de mission et les états de frais en l‘absence de l’assistante de direction.
2- Assistance technique au sein du service en lien avec la Direction de la transformation du Numérique (DTNUM)
- - Création des tickets d’arrivée et de départ des agents (comptes utilisateurs Windows /messagerie Icasso / ORION) ;
- - Gestion et transfert de comptes CAPITOLE en lien avec le RSSI ;
- - Intervention technique de premier niveau : émission et suivi des incidents / remplacement de matériel ;
3- Assistance logistique
suivi des stocks des consommables informatiques, réception et vérification de la conformité des commandes (fournitures de bureau, matériel divers) en lien avec l’assistante de direction. Participation à l’organisation d’évènements internes au service. Participation aux diverses tâches matérielles liées à la vie du service.
4- Assurer la fonction d’Assistant d’Enregistrement Local (AEL)
établissement des autorisations d’accès au ministère ainsi que la délivrance des cartes agents pour le SHFD.
5- Assurer la fonction d’Assistant Local de la Sécurité des Systèmes d’Information (ALSSI)
application des mesures de sécurité numérique de manière opérationnelle en lien avec le RSSI.
6- Participation
en l’absence de l’assistante de direction ou de son remplaçant réserviste, au filtrage des appels téléphoniques, au circuit du courrier (réception et envoi) ainsi qu’à son enregistrement.
Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions
discrétion, polyvalence.
Disponibilité en période de fin de gestion budgétaire (octobre/novembre).
Ces missions sont exercées sur la base de l’horaire habituel des personnels de l’administration centrale (38h/ semaine soit 7h36 / jour avec badgeage).
Une habilitation au secret de la défense nationale sera requise.
Compétences principales
- Avoir des compétences en informatique - bureautique: niveau maîtrise requis
- Connaître l'environnement professionnel : niveau maîtrise à acquérir
- Avoir des compétences budgétaires et comptables: niveau pratique à acquérir
- Savoir appliquer la réglementation: niveau pratique requis
- Savoir analyser: niveau pratique requis
- Savoir s'organiser: niveau maîtrise requis
- Avoir le sens des relations humaines: niveau maîtrise requis
- Savoir s'adapter: niveau maîtrise requis
- Savoir communiquer: niveau maîtrise requis
- Autres : savoir alerter sur une situation à risque, faire preuve de réactivité et de curiosité, connaitre la charte d’utilisation des SI et guide de bonnes pratiques, avoir le sens de la pédagogie. Compte tenu des faibles effectifs du service, la polyvalence sera un atout.