Gestionnaire affaires réservées et protocole (H/F)
RIFSEEP: groupe 3 – Activités principales : Au sein du pôle représentation de l’État du BRECI, l’agent participe au suivi des affaires réservées du cabinet et contribue à l’organisation des activités protocolaires. Il/elle concourt à la qualité de la relation entre l’État, les élus, les partenaires institutionnels et les usagers, dans un environnement réactif et exigeant.
Responsabilités
- Traitement des interventions et affaires réservées : Assurer l’instruction et le suivi des interventions des élus, des cabinets ministériels et des usagers ; rédiger les réponses en lien avec les services compétents ; prendre en charge et suivre les interventions « signalées » ainsi que les situations sensibles, notamment à caractère social ; veiller au respect des délais et à la qualité des réponses apportées.
- Appui à la représentation de l’État et au protocole : Participer à l’organisation des visites ministérielles, déplacements préfectoraux et événements institutionnels ; contribuer à la préparation des dossiers ; gérer les invitations et le suivi des séquences protocolaires ; soutenir l’organisation des cérémonies et réceptions en préfecture.
- Appui administratif du pôle : Assurer le suivi budgétaire courant ; contribuer à la mise à jour des outils de suivi.
- Appui ponctuel : Gestion des distinctions honorifiques en cas d’absence de l’agent référent ou lors des périodes de promotion ; participation aux périodes électorales.
- Modernisation des pratiques : Participer à l’amélioration des méthodes de travail du bureau ; expérimenter des outils numériques pour optimiser le traitement des tâches répétitives à faible valeur ajoutée.
Conditions particulières d'exercice
La pluridisciplinarité de ce poste permet de valoriser des qualités en matière de rédaction, d’organisation, d’adaptation et de relationnel. Discrétion professionnelle indispensable. Rigueur et fiabilité dans le traitement des dossiers. Réactivité et capacité à traiter des sollicitations dans des délais contraints. Polyvalence et sens de l’organisation. Capacité à hiérarchiser les priorités et à s’adapter à un environnement exigeant.
Profil recherché
Compétences techniques (niveau pratique requis) : Connaissance de l’environnement professionnel ; compétences en informatique ; bureautique.
- Savoir rédiger : niveau maîtrise requis.
- Savoir travailler en équipe : niveau pratique requis.
- Savoir s'organiser : niveau pratique requis.
- Savoir appliquer la réglementation : niveau pratique requis.
- Avoir l'esprit de synthèse : niveau pratique requis.
- Savoir communiquer : niveau maîtrise requis.
- Avoir le sens des relations humaines : niveau maîtrise requis.
- Savoir s'adapter : niveau maîtrise requis.
- Savoir s'exprimer oralement : niveau pratique requis.