Gestionnaire administrative et financière (H/F)

Mission: La Gestionnaire administrative et financière devra assurer la gestion financière, comptable et administrative d'un laboratoire multisite: suivre les crédits du laboratoire, effectuer les commandes d'achats, gérer les déplacements des membres de l'unité, participer à la gestion administrative du laboratoire.Activité:Suivre les crédits, le montage financier et l'exécution des conventions:

• Aider à l'établissement des budgets prévisionnels (collaborations de recherche, appels à projets)
• Répartir les crédits affectés au laboratoire sur les différentes lignes budgétaires (dotation, contrats de recherche, etc.)
• Suivre la consommation des crédits, informer régulièrement la direction du laboratoire et les agents concernés
• Collecter et archiver les données comptables et/ou financières des contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)

Effectuer les achats:

• Recenser les besoins d'achat et de prestations diverses
• Rechercher et contacter les fournisseurs, demander des devis
• Créer les bons de commande sur l'application dédiée
• Contrôler les livraisons, effectuer les services faits
• Vérifier la mise en paiement des factures auprès des fournisseurs

Gérer les déplacements:

• Vérifier et compléter les demandes de missions transmises via l'application dédiée
• S'assurer du bon déroulement de la mission, depuis la demande jusqu'au remboursement des frais de l'agent
• Collecter auprès des missionnaires les justificatifs de frais
• Si besoin, apporter un appui aux agents pour l'utilisation de la plateforme

Participer à la gestion administrative:

• Suivre, en lien avec la responsable administrative, le recrutement des agents contractuels et des stagiaires via l'application dédiée
• Avoir un rôle de liaison / contact avec l'administration du Technopole de l'Arbois
• Participer à l'accueil des nouveaux arrivants (titulaires, CDD, stagiaires, invités): informations utiles, badges, cartes de cantine.
• Participer à l'organisation des réunions et manifestations organisées par l'équipe (colloques, soutenances de thèse, assemblées générales): réservation de salles, demande de devis, etc.
• Participer aux réunions de site, en rédiger le compte-rendu ;
• Diffuser les informations administratives et réglementaires aux agents du laboratoire

Conditions particulières d'exercice

Le Centre national de la recherche scientifique est l’une des plus importantes institutions publiques au monde: 34 000 femmes et hommes (plus de 1 000 laboratoires et 200 métiers) , en partenariat avec les universités et les grandes écoles, y font progresser les connaissances en explorant le vivant, la matière, l’Univers et le fonctionnement des sociétés humaines. Depuis plus de 80 ans, y sont développées des recherches pluri et interdisciplinaires sur tout le territoire national, en Europe et à l’international. Le lien étroit que le CNRS tisse entre ses missions de recherche et le transfert vers la société fait de lui un acteur clé de l’innovation en France et dans le monde. Le partenariat qui le lie avec les entreprises est le socle de sa politique de valorisation et les start-ups issues de ses laboratoires (près de 100 chaque année) témoignent du potentiel économique de ses travaux de recherche.

Profil recherché

Contexte:L'UMR ESPACE est un laboratoire multi-tutelles (CNRS, Aix Marseille Université, Université Côte d'Azur, Avignon Université) qui compte 90 personnes (géographes, psychologues, informaticiens) , dont50 titulaires.Le laboratoire étudie principalement les interactions espace-nature-société et leur durabilité, de l'échelle du logement à celle du continent. Les principaux thèmes étudiés sont: la ville (notamment les modèles d'aménagement et leur durabilité) , l'environnement (en particulier les impacts du changement climatique sur les ressources naturelles, les risques et leur gestion) ; les systèmes territoriaux côtiers en Méditerranée, les interactions entre espaces et santé. Il comprend aussi un axe spécifiquement dédié à la médiation scientifique et aux interactions sciences société.Le laboratoire comprend 4 sites: Avignon, Aix en Provence, Nice et une implantation à Saint-Christol-lez-Alès (Cévennes) , où il porte un observatoire hydro-socio-météorologique.La personne recrutée travaillera sur le site d'Aix-en-Provence du laboratoire (Technopole de l'Environnement Arbois-Méditerranée) , qui compte environ 20 personnes, sous la direction du directeur de l'unité et du directeur adjoint (localisé à l'Arbois) . Elle travaillera en coordination avec la responsable administrative de l'unité (située à Avignon) et les autres gestionnaires situéesà Nice et Avignon.Une partie des activités peuvent être effectuées en télétravail, sous réserve de respecter la réglementation en vigueur au CNRS.Compte tenu du caractère multi-sites du laboratoire, la personne recrutée sera amenée à interagir avec des collègues des autres sites de l'UMR, ainsi qu'avec différents services des établissements tutelles du laboratoire.Des déplacements de courte durée en France sont également à prévoir, aux fins de réunions ou de formation.Competence:Connaissances:

• Connaître les règles de base de la comptabilité publique ;
• Connaître la réglementation administrative applicable aux achats publics et aux déplacements des agents publics ;
• Connaître l'organisation de la recherche publique et notamment ses modes de financement ;
• Connaître l'organisation et le fonctionnement du CNRS serait un plus ;
• Savoir lire et écrire en anglais (niveau B1) .

Compétences opérationnelles:

• Maîtriser les logiciels courants de bureautique ; la maîtrise des logiciels spécifiques à l'activité (GESLAB, NOTILUS, CANOPE, etc.) serait un plus ;
• Savoir lire une convention, suivre l'exécution du budget prévisionnel et comprendre les contraintes de justification financière ;
• Connaître les règles et les procédures administratives applicables à l'activité ;
• Savoir rédiger des comptes-rendus ;
• Savoir analyser les données budgétaires pour optimiser l'exécution du budget et conseiller la direction du laboratoire ;
• Savoir gérer son activité et son temps dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
• Savoir rendre compte ;

CompétencesLe cas échéant, certaines connaissances et compétences pourront être acquises dans le cadre de formations prises en charge par l'employeur, notamment concernant l'utilisation des logiciels et applications propres au CNRS.Savoir-être:Faire preuve de rigueur et de fiabilité ;Avoir le sens de l'organisation ;Savoir s'adapter rapidement ;Être autonome tout en sachant travailler en équipe et en coordination avec des interlocuteurs variésAvoir une aisance relationnelle, savoir interagir avec des partenaires externes au laboratoire ;

Présentation de Cnrs

Le Centre national de la recherche scientifique est un organisme public de recherche pluridisciplinaire placé sous la tutelle du ministère de l’Enseignement supérieure et de la Recherche. Créé en 1939 et dirigé par des scientifiques, il a pour mission de faire progresser la connaissance et être utile à la société dans le respect des règles d’éthique, de déontologie et d’intégrité scientifique.

#J-18808-Ljbffr