Gestionnaire administrative et financière des laboratoires h/f

Assistance administrative et gestion des laboratoires

• Participer au suivi des dossiers administratifs portés par les unités (demandes de moyens, enquêtes, règlements et procédures qualité, etc.) en accord avec les décisions de la Direction de l’Unité.
• Assurer le suivi des publications des laboratoires (QUASAR et HAL).
• Effectuer une veille règlementaire sur ces domaines d’activités.
• Participer à l’organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques…) : organisation logistique et matérielle liée aux événements (réservation voyage, missions…).
• Appliquer les procédures réglementaires administratives, financières et comptables.
• Gestion des ordres de missions.
• Travailler en lien avec les services financiers pour tous les demandes d’achat et ordre de mission.
• Gérer les opérations financières des équipes:
  • Procéder aux recherches de prestataires, devis, réservation, missions, services faits….
  • Travailler en étroite collaboration avec le Centre de service partagé de CYU pour les bons de commandes et les opérations financières dans SIFAC+.
  • Réaliser les états financiers pour les équipes.
  • Vérifier les facturations, classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables.

Assistance administrative et gestion de la Maison de la Recherche des SHS Annie Ernaux

• Gestion de la Maison SHS et de ses organes de gouvernance (comité de pilotage, conseil scientifique) : convocation,
• Collecte des informations et des données nécessaires à l’élaboration du rapport d’activité scientifique annuel de la MSHS.
• Réalisation et mise à jour d’un guide sur les ressources de la MSHS et de l’établissement en matière d’activité scientifique, avec les services concernés (contacts et modalités pour les appels à projets, mobilités, aide au montage de projets, organisation de manifestations scientifiques et grand public, etc.).
• Participation à l’organisation des manifestations scientifiques et grand public. Gestion du budget ; devis ; suivi des commandes et prestations, services faits, etc.
• Gestion de l’occupation des locaux;
• Accueil et renseignements sur le fonctionnement de la MSHS aux chercheurs permanents et chercheurs invités, aux doctorants et post-doctorants.
• Renseignements aux chercheurs sur les ressources proposées par la MSHS et l’établissement en matière d’activité scientifique;
• Participation du gestionnaire à la mise en place de projets communs entre la Maison SHS et les chercheurs, les laboratoires, la BU, la DR, le collège doctoral, le service communication, etc.
• Ces missions pourront évoluer en fonction de l’activité scientifique de la Maison SHS.

Connaissances

• Connaissances du système éducatif, de CY Cergy Paris Université, de l'INSPÉ et des laboratoires ;
• Connaissance des textes législatifs et règlementaires du domaine ;
• Bonnes notions en gestion administrative et financière ;

Compétences opérationnelles

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Maîtriser les logiciels de gestion métier SIFAC+, CELCAT
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et leur exécution ;
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en fonction des priorités
• Savoir travailler sur le partage (partage interne du site et intercentre INSPÉ)
• Maîtriser l'orthographe et la rédaction ; savoir faire des synthèses
• Savoir collecter et classer l’information scientifique (publications, manifestations, etc.)
• Avoir le sens de la communication et des relations publiques
• Savoir écouter, analyser une demande et transmettre la bonne information.
• Savoir rendre compte, alerter sa hiérarchie et travailler en collaboration avec les équipes pédagogiques et les laboratoires de la Maison de la Recherche des SHS.
• Etre rigoureux, ordonné, méthodique et autonome
• Polyvalence et capacité d’adaptation ;
• Avoir la volonté de se former à de nouveaux logiciels et à mettre à jour ses connaissances.

Conditions de travail

• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 24 mois)
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
• Politique de formation interne développée
• Poste basé sur le campus de Cergy (95)
• Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH)