Gestionnaire administrative et financière des laboratoires h/f

Mission

• Assistance administrative et gestion aux laboratoires de recherche : 50% de l’activité
• Assistance administrative et gestion de la Maison de la Recherche des SHS : 50% de l’activité

Missions susceptibles d'évoluer par nécessité de service.

Assistance administrative et gestion des laboratoires

• Assistance administrative
• Participer au suivi des dossiers administratifs portés par les unités (demandes de moyens, enquêtes, règlements et procédures qualité, etc) en accord avec les décisions de la Direction de l’Unité
• Assurer le suivi des publications des laboratoires (QUASAR et HAL)
• Effectuer une veille règlementaire sur ces domaines d’activités
• Participer à l’organisation de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques…) : organisation logistique, et matérielles liées aux évènements (réservation voyage, missions…)
• Appliquer les procédures réglementaires administratives, financières et comptables
• Gestion des ordres de missions
• Gestion financière (SIFAC+)
• Travailler en lien avec les services financiers pour tous les demandes d’achat et ordre de mission
• Gérer les opérations financières des équipes
• Procéder aux recherches de prestataires, devis, réservation, missions, services faits…
• Travailler en étroite collaboration avec le Centre de service partagé de CYU pour les bons de commandes et les opérations financières dans SIFAC+
• Réaliser les états financiers pour les équipes
• Vérifier les facturations, classer et archiver les pièces et justificatifs d’opérations financières et comptables

Assistance administrative et gestion de la Maison SHS Annie Ernaux

• Gestion de la Maison SHS et de ses organes de gouvernance (comité de pilotage, conseil scientifique) : convocation
• Collecte des informations et des données nécessaires à l’élaboration du rapport d’activité scientifique annuel de la MSHS
• Réalisation et mise à jour d’un guide sur les ressources de la MSHS et de l’établissement en matière d’activité scientifique, avec les services concernés (contacts et modalités pour les appels à projets, mobilités, aide au montage de projets, organisation de manifestations scientifiques et grand public, etc.)
• Participation à l’organisation des manifestations scientifiques et grand public. Gestion du budget ; devis ; suivi des commandes et prestations, services faits, etc.
• Gestion de l’occupation des locaux
• Accueil et renseignements sur le fonctionnement de la MSHS aux chercheurs permanents et chercheurs invités, aux doctorants et post-doctorants
• Renseignements aux chercheurs sur les ressources proposées par la MSHS et l’établissement en matière d’activité scientifique
• Participation à la mise en place de projets communs entre la Maison SHS et les chercheurs, les laboratoires, la BU, la DR, le collège doctoral, le service communication, etc.
• Ces missions pourront évoluer en fonction de l’activité scientifique de la Maison SHS

Profil

Connaissances

• Connaissances du système éducatif, de CY Cergy Paris Université, de l'INSPÉ et des laboratoires
• Connaissance des textes législatifs et règlementaires du domaine
• Bonnes notions en gestion administrative et financière

Compétences Opérationnelles

• Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
• Maîtriser les logiciels de gestion métier SIFAC+, CELCAT
• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et leur exécution
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en fonction des priorités
• Savoir travailler sur le partage (partage interne du site et intercentre INSPÉ)
• Maîtriser l'orthographe et la rédaction, savoir faire des synthèses
• Savoir collecter et classer l’information scientifique (publications, manifestations, etc.)
• Avoir le sens de la communication et des relations publiques
• Savoir écouter, analyser une demande et transmettre la bonne information
• Savoir rendre compte, alerter sa hiérarchie et travailler en collaboration avec les équipes pédagogiques et les laboratoires de la Maison de la Recherche des SHS
• Etre rigoureux, ordonné, méthodique et autonome
• Polyvalence et capacité d’adaptation
• Avoir la volonté de se former à de nouveaux logiciels et mettre à jour ses connaissances

Conditions de Travail

• Poste à pourvoir dès que possible, ouvert aux agents contractuels (CDD de 24 mois)
• 38h35 hebdomadaire | 52 jours de congés payés par an
• Remboursement 75 % du titre de transports en commun pour déplacement domicile-travail
• Participation employeur à mutuelle à hauteur de 15 € / mois
• Politique de formation interne développée
• Poste basé sur le campus de Cergy (95)
• Offre sportive, culturelle (accès bibliothèque, conférences) et amicale du personnel

Rémunération

• Selon expérience | Grille de la fonction publique d'état (Catégorie B/TECH)