Gestionnaire administratif.ve -stage, relations internationales

Gestionnaire administratif.ve - stage, relations internationales

Référence :

Employeur : Université Paris Cité – UFR de Pharmacie

Localisation : 75006 Paris

Date limite de candidature : 18/06/2026

Résumé du poste

Assurer la gestion administrative des stages et les relations internationales au sein du service de la scolarité de l’UFR de Pharmacie.

• Référent stage
  • Mise en place et gestion avec l'enseignant référent et coordination avec la Faculté de pharmacie d'Université Paris-Saclay.
  • Procédure régionale d'agrément du statut de pharmacien-maître de stage, actualisation et publication de la liste des maîtres de stages.
  • Veille juridique, actualisation des conventions.
  • Coordination et appui aux gestionnaires d'années (plus de 2000 conventions gérées par an).
  • Gestion de la procédure de choix des affectations pour le stage hospitalier de 5ème année.
  • Mise en place de la gestion et du suivi des conventions sur l'application PStage.
  • Établissement de données statistiques annuelles.
• Accompagnement Santé et Handicap (ASH)
  • Réception des PAEH envoyés par le pôle handicap.
  • Élaboration des fichiers ASH et Examens par année d’étude.
  • Vérification des listes d’émargements UE et UELC/UMR.
  • Organisation de la mise en place d’aménagements particuliers.
  • Vérification des absents aux examens et transmission aux référents pédagogiques.
  • Diffusion des annonces du relais handicap.
• Relations internationales (RI)
  • Accueil, orientation et information des étudiants entrants.
  • Gestion de la base de données MOVE ON.
  • Organisation des sessions 2 oral avec les enseignants et convocation étudiant.
  • Départ des étudiants (édition relevés de notes, attestations).
  • Suivi des dossiers des étudiants sortants en collaboration avec les responsables pédagogiques.
  • Préparation, mise en forme et diffusion de documents administratifs.
  • Classement et archivage des documents.
  • Traitement et diffusion d’informations internes et externes.
  • Conversion des notes avec coordonnateur pédagogique et mise à jour sur APOGEE.

Profil recherché

• Connaissances
  • Statut des EPSCP et réglementation.
  • Organisation d’un service de scolarité, idéalement dans le cadre d’études de santé et pharmaceutiques.
  • Culture administrative et juridique relative à la gestion de la scolarité.
• Savoir-faire – Compétences opérationnelles
  • Maîtrise des outils informatiques et multimédias, notamment PStage et APOGEE.
  • Travailler en équipe, transmettre efficacement les informations.
  • Disponibilité durant les périodes d’activité intense et écoute envers les usagers.
  • Rigueur, méthodologie et résistance aux pressions.
• Savoir-être – Compétences comportementales
  • Rigueur, fiabilité, autonomie.