Gestionnaire administratif.ve F/H - 264

À propos de nous

L'Université de Toulouse, anciennement Université Toulouse III – Paul Sabatier, est l'une des principales universités françaises avec plus de 37 000 étudiantes et étudiants.

La diversité de ses laboratoires et la qualité de ses enseignements dans les domaines de la science, de la santé, du sport, de la technologie et de l'ingénierie lui assurent un rayonnement scientifique national et international.

L'université compte 71 laboratoires et structures fédératives axées sur la recherche. Elle abrite un patrimoine scientifique remarquable, dont un laboratoire d’observation des sciences de l’univers situé au pic du midi, ainsi que le pic du midi et son observatoire finalisent leur candidature au patrimoine mondial de l’humanité.

Depuis le 1er janvier 2025, l’université de Toulouse est devenue un établissement public expérimental et accueille l’École d’ingénieurs de Purpan comme établissement-composante.

Quelques chiffres

• 432 millions d'euros de budget annuel, dont 326 millions d'euros de masse salariale.
• 4 404 personnels dont 2 681 enseignants et chercheurs et 1 723 personnels administratifs et techniques.
• 5 composantes : Faculté de santé, Faculté des sciences et du mouvement humain, Faculté des sciences et ingénierie, Institut universitaire de technologie Toulouse – Auch – Castres et l'Observatoire Midi-Pyrénées.
• 71 structures de recherche dont 42 unités mixtes de recherche.
• 36 964 étudiantes et étudiants dont 2 606 inscrits en alternance.
• Présente dans 8 villes en Occitanie.

Unité : Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS)

Le SUAPS est un service commun de l’Université de Toulouse qui met en œuvre la politique sportive de l’établissement au bénéfice des étudiantes, étudiants et personnels, dans le cadre des missions définies par le décret n°2018‑646 du 18 juillet 2018.

Le SUAPS assure

• L’organisation des enseignements sportifs intégrés aux maquettes de formation (UE optionnelles).
• Le développement de la pratique volontaire et du sport pour tous.
• L’accompagnement des sportifs de haut niveau.
• Le déploiement d’actions sport‑santé et de prévention.
• L’organisation d’événements sportifs institutionnels.

Le service fonctionne en articulation étroite avec

• Les composantes de formation et leurs secrétariats pédagogiques.
• Les services centraux (DRH, DFVU, …).
• Les partenaires fédéraux (FFSU, clubs et fédérations sportives).

Positionnement dans l’organisation

Le poste est implanté au Pôle Sport, site central des activités du SUAPS.

Rattachement hiérarchique

N+1 : Responsable administratif du SUAPS.

Le/la gestionnaire travaille en lien fonctionnel direct avec

• Le Directeur du SUAPS et l’équipe des enseignants du service.
• L’équipe administrative et technique du service.
• Les services RH et financiers.
• Les secrétariats pédagogiques.

Responsabilités

• Assurer la fiabilité des données d’inscription et de notes.
• Garantir la conformité des procédures administratives.
• Coordonner les flux d’information entre enseignants, étudiants et services centraux.
• Administrer le serveur d’inscription (paramétrage complet des campagnes, calendriers, activités, niveaux, lieux, méthodes d’inscription).
• Gérer et paramétrer les logiciels internes (Apsolu, Celcat, outils de scolarité).
• Structurer et fiabiliser les bases de données (inscriptions, notes, suivi hors site).
• Préparer les clôtures de notes et les exports vers les scolarités.
• Participer à l’optimisation des processus numériques et à l’amélioration continue des procédures.
• Être confirmé.e sur les usages bureautiques avancés (Excel structuré, tableaux de suivi, extraction de données, publipostage, etc.).
• Suivi pédagogique des unités d’enseignement.
• Réception et vérification des inscriptions; coordination avec les enseignants pour les listes définitives.
• Contrôle de la saisie des notes et transmission aux secrétariats pédagogiques.
• Interface avec les composantes de l’université.
• Gestion administrative RH : constitution et suivi des dossiers de vacataires et contrats étudiants; vérification des pièces justificatives; transmission des dossiers complets à la responsable administrative.
• Accueil et relation usagers (physique et téléphonique, gestion des mails, information des étudiants, personnels et partenaires).
• Communication et événements : mise à jour du guide des activités, diffusion et gestion des inscriptions, appui à l’organisation d’événements (village sport, olympiades, cérémonie des sports).
• Gestion administrative des licences sportives (FFSU, FFME); suivi des événements; appui ponctuel aux autres gestionnaires en cas de besoin.

Conditions générales du poste

• Catégorie du poste : C
• Corps de recrutement : ATRF
• Quotité de travail : 100 %
• Date de prise de fonctions souhaitée : Au plus tôt
• Poste ouvert aux titulaires et contractuels
• Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 1 an
• Localisation géographique : Université de Toulouse
• Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 1
• Rémunération :
• Pour les titulaires : en fonction de la grille indiciaire + montant IFSE 310 € + modulation de grade
• Pour les contractuels : entre 1 801,74 € et 1 900,19 € en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + montant cotation du poste 178 €.

Profil

• Baccalauréat obligatoire.
• Expérience souhaitée : débutant.e.

Connaissances

• Fonctionnement de l’environnement universitaire.
• Connaissances sur le système sportif, un plus.
• Procédures administratives et pédagogiques.

Savoir-faire technique

• Maîtrise avancée d’Excel (formules, tableaux structurés, extraction de données).
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, PowerPoint).
• Capacité à administrer un logiciel métier (paramétrage, logique de données, structuration).
• Aisance avec les environnements numériques multiples et les plateformes internes.
• Compétences de création et mise en page de dossiers.
• Rigueur dans le traitement et la sécurisation des données.

Savoirs comportementaux

• Très bonnes compétences relationnelles.
• Capacité à travailler en équipe dans un environnement collaboratif.
• Sens de l'organisation et de la priorisation des tâches.
• Capacité à rendre compte à la hiérarchie.
• Réactivité et fiabilité.
• Sens du service public.

Politique sociale et avantages

• Contributions aux frais de transport en commun.
• Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois.
• Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois) :
• 39h10 => 55 jours de congé; 38h15 => 50 jours de congé; 37h20 => 45 jours de congé.
• Possibilité d’aménagement du temps de travail et du poste de travail pour les personnes handicapées.
• Télétravail possible en fonction du poste.
• Formations et dispositif d’accompagnement à la prise de fonction managériale.
• Contributions à la complémentaire santé – mutuelle obligatoire à compter du 1er mai 2026.
• Subvention restauration collective; chèques vacances; service social; forfait mobilité durable (vélo, covoiturage); activités sportives et culturelles; établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité); facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces); événements et conférences scientifiques; crèche.

Référence de l’offre : 125vwga3zt