Gestionnaire administratif(ve) et financier(ère) du projet PEA3-SHIFT-KF

Le poste est basé sur le campus de Palaiseau au sein du département Sciences Economiques, Sociales et de Gestion (SESG).

Conditions Spécifiques

• Des navettes depuis Paris et Versailles sont organisées par l’établissement pour rejoindre le campus de Palaiseau – accès RER C ou B
• Le télétravail est envisageable pour ce poste.
• Différentes options de temps de travail sont possibles
• Prestations sociales du MASA (chèques vacances, CESU…)
• Accès à la restauration collective - parking

Objectifs du poste

Assurer des fonctions de gestion administrative et financière dans le respect des règles et des procédures du projet PEA3 SHIFT-KF.

Description des missions à exercer ou des tâches à exécuter

Missions Administratives

• Assurer la bonne coordination entre le chef de projet, le Project-manager, les partenaires, le coordinateur au Kenya, le financeur, et le département.
• Assister le responsable du projet sur le plan logistique (Séminaire, réunions…etc).
• Organiser les missions des enseignants-chercheurs, des agents et des intervenants impliqués dans le projet, et, en lien avec les différents services (ordres de mission, déplacement, billetterie, états de frais, et toutes autres démarches administratives pour le bon déroulement des missions).
• Gérer les mobilités des personnels sortants, des étudiants et des lycées agricoles impliqués dans le projet.

Missions Budgétaires

• Engager les commandes et saisir la proposition de service fait des factures sur PEP Premium
• Contrôler l’éligibilité des dépenses et l’annexion des pièces justificatives.
• Suivre les opérations comptables financières de dépenses et de recettes (reversement aux partenaires) dans le logiciel PEP Premium
• Suivre et contrôler le budget de la convention au fur et à mesure des dépenses engagées, en lien avec la chargée des conventions de recherche du département ainsi que la RAF du département.
• Réaliser des bilans intermédiaires sur l’état de consommation des crédits et consolider des reportings en lien avec les partenaires et le coordinateur au Kenya.

Déplacement à prévoir 1 fois par an (au Kenya)

Champ relationnel du poste

La personne est affectée au département SESG, le responsable hiérarchique est Monsieur Samir El Ouaamari (Responsable du projet).

La personne est en relation avec les différents partenaires, son homologue au Kenya, le project-Manager, les coordinateurs du projet, la chargée de suivi des conventions du département, la RAF du département, le financeur et différents services internes et externes à AgroParisTech.

Compétences liées au poste

Savoirs Savoir-faire / Savoir-être

• Anglais obligatoire
• Organisation de réunion, kick off meeting.
• Connaissances en gestion budgétaire et en matière de comptabilité publique (GBCP)
• Connaissances des procédures administratives d’un établissement public
• Maitrise du logiciel comptable PEP Premium et du logiciel GFD
• Actualiser ses connaissances par rapport aux évolutions réglementaires
• Savoir identifier et appliquer les procédures administratives et les logiciels bureautiques courants (Excel, traitement de texte, Power-Point, internet.)
• Savoir hiérarchiser les priorités et gérer les situations d’urgence
• Prendre des initiatives en l’absence du responsable de projet
• Travailler de façon autonome et en équipe
• Savoir communiquer auprès des différents interlocuteurs en interne et en externe
• Respecter la confidentialité des informations et des données
• Être discret et disponible
• Rigueur, organisation, capacité d’adaptation