Gestionnaire administratif.ve et financier.e (H/F)

Les activités principales

Administratif:

• Gestion administrative et financière de la direction en appliquant les procédures dédiées
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Assurer le lien avec les services centraux de l'université (DBR, agence comptable)
• Sélectionner et diffuser de l’information en interne en lien avec les procédures internes de dépenses
• Contrôler les échéances liées aux obligations des opérateurs de l’état
• Classement et archivage
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion qu’elles soient internes (GFC, …) ou externes
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
• Sélectionner et diffuser de l information en interne et en externe

Financier:

• Réaliser des opérations de gestion courante liées à l’activité de la direction (suivi de 15 lignes budgétaires dont projets Région, Feder, PUI, Poctefa, EIT, …)
• Procéder aux opérations d’engagement et de suivi de commandes de fonctionnement
• Assurer la prise en charge et le suivi des déplacements du personnel (ordres de mission, réservations des titres de transport et d’hébergement et gestion des états de frais)
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion et aux justifications de projet (état récapitulatif de dépenses)
• S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
• Participer à l’élaboration des budgets, à leur avancement et à la clôture d’exercice (services faits, commandes non soldées)
• Classer et archiver les pièces justificatives des opérations de gestion
• Élaborer et actualiser des tableaux de bord de suivi budgétaire

Profil recherché

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes:

• Titulaire bac en gestion des entreprises et des administrations

Vous possédez des connaissances dans:

• le fonctionnement de l’enseignement supérieur et l’organisation d’une université
• les règles et techniques de la comptabilité
• les systèmes d'information budgétaires et financiers
• les marchés publics

Vous maîtrisez:

• la suite logiciel de gestion financière GFC
• les circuits de validation et les procédures d'achat public
• les outils bureautiques courants (tableurs type Excel)

Vous êtes en capacité:

de rendre compte de l’état d’avancement des dossiers aux responsables d’équipe et à la direction administrative

de hiérarchiser les tâches et d’organiser votre activité en tenant compte des échéances et contraintes

de faire preuve de rigueur et de polyvalence

de respecter la confidentialité des données

de travailler en équipe

de rendre compte de votre activité et d’alerter en cas de dysfonctionnement liés au traitement des opérations de gestion

Compétences attendues

Ce poste est fait pour vous si

Vous êtes:

• Titulaire bac en gestion des entreprises et des administrations

Vous possédez des connaissances dans:

• le fonctionnement de l’enseignement supérieur et l’organisation d’une université
• les règles et techniques de la comptabilité
• les systèmes d'information budgétaires et financiers
• les marchés publics

Vous maîtrisez:

• la suite logiciel de gestion financière GFC
• les circuits de validation et les procédures d'achat public
• les outils bureautiques courants (tableurs type Excel)

Vous êtes en capacité:

de rendre compte de l’état d’avancement des dossiers aux responsables d’équipe et à la direction administrative

de hiérarchiser les tâches et d’organiser votre activité en tenant compte des échéances et contraintes

de faire preuve de rigueur et de polyvalence

de respecter la confidentialité des données

de travailler en équipe

de rendre compte de votre activité et d’alerter en cas de dysfonctionnement liés au traitement des opérations de gestion

Présentation de Université de Pau Et des Pays de l'Adour

Une université d’excellence

Université multi-sites implantée sur 5 campus à Pau, Anglet, Bayonne, Mont de Marsan et Tarbes, l’UPPA est une université pluridisciplinaire (hors santé) qui s’est fortement transformée avec l’obtention du label d’excellence I-SITE «Solutions pour l’Énergie et l’Environnement» pérennisé en 2022. Elle accueille environ 13 000 étudiants au sein de 3 collèges sur les niveaux licence, master et doctorat: le collège Sciences et Technologies pour l’Energie et l’Environnement (STEE) ; le collège Sciences Sociales et Humanités (SSH) ; le collège Études Européennes et Internationales (EEI) .

Une université engagée et inclusive

La stratégie de l’UPPA, en adéquation avec le plan France 2030, vise à répondre aux défis de demain et en particulier celui de la transition écologique. La visibilité d’une recherche intensive de niveau international spécialisée et interdisciplinaire répondant aux enjeux sociétaux, l’intensité du partenariat avec les acteurs socio-économiques et culturels du territoire, l’attractivité et le rayonnement international de l’établissement, une offre de formation conçue pour répondre aux besoins tout au long de la vie en soutien aux besoins émergents du monde socio-économique et la capacité à accompagner l’innovation, constituent les piliers de l’université cible. Cette trajectoire est soutenue par l’alliance européenne UNITA qui est orientée sur des axes venant renforcer cette dynamique.

Descriptif du service

Le challenge

Sous la responsabilité du directeur Partenariat Innovation Entrepreneuriat, le/la Gestionnaire administratif.ve et financier.e assure la gestion des lignes budgétaire rattachée à la DPIE.

L’agent.e réalise les actes de gestion administrative, financière et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion budgétaire et financière d’un établissement de recherche et d’enseignement supérieur.