GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF-VE ET FÉDÉRAL-E (H/F)

MISSION

Assurer la gestion administrative et fédérale de la structure, en prenant en charge les opérations administratives du pôle, notamment les subventions, la vie fédérale et l'administration du personnel, en appui au Comité de Direction, tout en contribuant à l'amélioration des pratiques et des outils.

1. GÉRER - Assurer la gestion administrative et fédérale de la structure

Objectif : garantir la fiabilité, la conformité et le suivi des opérations administratives nécessaires au fonctionnement des activités.

1.1 Assurer la gestion administrative des dossiers de subventions (constitution et dépôt des demandes, collecte des pièces justificatives, suivi des échéances, préparation des bilans et comptes rendus financiers).

1.2 Administrer la vie fédérale (saisie et suivi des affiliations, licences et adhésions, mise à jour des bases fédérales, suivi des cotisations et dossiers administratifs des clubs).

1.3 Assurer la gestion administrative courante de la structure (préparation et suivi des conventions et contrats, gestion documentaire, classement et archivage, suivi des échéances administratives et réglementaires).

2. MANAGER - Accompagner les acteurs en lien avec les démarches administratives réalisées

Objectif : faciliter les relations et la circulation des informations entre les différents acteurs internes et externes de la structure.

2.1 Accompagner les clubs affiliés dans leurs démarches fédérales (information et conseil, assistance aux procédures d'affiliation et d'adhésion, traitement des demandes, accompagnement à l'utilisation des outils fédéraux).

2.2 Assurer l'interface administrative avec les partenaires et financeurs (relations avec les services instructeurs, échanges avec les partenaires institutionnels, suivi des demandes de compléments, coordination des informations nécessaires aux dossiers).

2.3 Accompagner la Direction dans la gestion administrative des ressources humaines et financières (collecte et transmission des informations auprès des salariés, suivi administratif des dossiers du personnel, préparation des documents RH, suivi des échéances et appui aux procédures internes).

3. DÉVELOPPER - Contribuer à l'amélioration du fonctionnement administratif de la structure

Objectif : renforcer l'efficacité, la qualité et la fiabilité des processus administratifs et fédéraux de la structure.

3.1 Concevoir et fiabiliser les outils de suivi administratif (tableaux de suivi des subventions, échéanciers, bases de données fédérales, outils de suivi RH et indicateurs administratifs).

3.2 Optimiser les procédures administratives (formalisation des procédures, organisation des circuits d'information, dématérialisation, simplification et sécurisation des démarches).

3.3 Contribuer à l'amélioration continue du service administratif et fédéral (identification des dysfonctionnements, propositions d'amélioration, évolution des pratiques, amélioration du service rendu aux clubs, salariés et partenaires).

• Personnalité > Dynamique, rigoureux-se, fiable et engagé-e, avec un sens de l'organisation, une grande polyvalence et un esprit d'initiative.
• Expérience > Expérience en gestion administrative, avec une connaissance de l'environnement institutionnel et une pratique des demandes de subventions particulièrement recherchées.
• Diplômes > Formation en gestion administrative ou gestion d'entreprise, notamment le titre professionnel Assistant de gestion et d'administration d'entreprise (RNCP36390), ou toute autre qualification pertinente.
• Un atout supplémentaire > Une bonne connaissance du mouvement associatif et sportif, un engagement bénévole dans une association sportive et/ou la détention d'un diplôme dans les domaines du sport et/ou du social.