Gestionnaire administratif.ve et assistant.e auprès de la sous-direction SDAT

Responsabilités

• Pour DASIT1 et GNVAC, gestionnaire administratif-ve chargé-e du secrétariat du sous-directeur, de son adjointe et du bureau de l'appui et soutien au système d'inspection: accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des demandes; gestion des boîtes institutionnelles de messagerie; gestion de l'applicatif relatif au traitement des courriers reçus (inscription sous Elise, distribution, suivi du traitement et envoi des courriers de réponse); gestion et sécurisation de l'organisation quotidienne du travail pour le sous-directeur et son adjointe; gestion du planning collectif, des agendas, des déplacements et de l'organisation des réunions; constitution de fonds de dossiers; participation aux groupes de travail, élaboration des relevés de conclusions; rédaction de courriers simples, frappe et mise en forme des documents produits par le service; classement et archivage.
• Pour la sous-direction de l'appui et du soutien au contrôle du système d'inspection du travail (DASIT1): secrétariat du Conseil national de l'inspection du travail (organisation matérielle des réunions, convocations, comptes-rendus, etc.) et suivi des réclamations des usagers portant sur les interventions de l'inspection du travail (coordination, relance des services déconcentrés, etc.).
• Pour le GNVAC de l'assistance de contrôle: gestion des ordres de mission; réalisation de copies de procès-verbaux; gestion des courriers recommandés; suivi des fournitures et appui administratif divers; appui au contrôle: saisie et mise à jour de tableaux Excel dans le cadre des enquêtes, diffusion des liaisons sociales et de la revue de presse; traitement administratif des saisines et réponses du système d'information du Marché Intérieur (IMI): téléchargement des demandes et pièces jointes, saisie des demandes sortantes sur IMI, création et classement des dossiers dans l’arborescence dédiée, alimentation du tableau de suivi Excel, archivage des échanges et des preuves d’envoi. Réceptionner, télécharger et classer les réponses transmises par les États.