Gestionnaire Administratif (Ve) - Direction Des Travaux De L'Environnement Et De La Securite

Vos missions en quelques mots

IDENTIFICATION DU POSTE

Grade: Adjoint des Cadres

Quotité de travail: 100%

Horaires et jourstravaillés: Horaires de jour du lundi au vendredi (35h00 + RTT soit 37h30 hebdo / forfait cadre possible)

Responsable(s) hiérarchique(s): Responsables du département gestion – Directeur Adjoint DTES

DEFINITION DU POSTE

Gestion administrative et financière des opérations de travaux et/ou de maintenance depuis l’établissement des pièces administratives dès la notification des marchés aux entreprises jusqu’à la réception et au solde des opérations.

Passation de bons de commande, réception et liquidations associées.

Missions Principales

• Exécution administrative et financière des marchés de travaux y compris ordre de service, avenants et partie administrative des réceptions,
• Exécution administrative et financière des contrats de maintenance, appui à la rédaction administrative des marchés de maintenance curative et préventive gérés par la DTES,
• Emission de bons de commandes et suivi des commandes pour petits travaux et prestations de services (ex: contrôle technique),
• Contrôle de l’application des règles, procédures, normes et standards, dans son domaine d’activité (règles de comptabilité publique, de la commande publique),
• Contrôle de la conformité des services/prestations réalisés, dans son domaine d’activité,
• Liquidations des situations de marché, des facturations liées aux bons de commande et émissions de titres de recettes afférents (classes 2, 6 et 7),
• Elaboration et mise à jour des tableaux de suivi des coûts des opérations exécutées (jusqu’aux fiches de mise en service permettant la génération des amortissements),
• Recueil, saisie, mise à jour et sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, de fichiers, liés au domaine d’activité,
• Rédaction, traitement des courriers, dossiers, documents (élaboration, tri, diffusion, archivage) liés au domaine d’activité,
• Classement et archivage des données, des informations, des documents de diverses natures et traçabilité,
• Traitement des suspensions, rejets de mandats en lien avec la Direction des Affaires Financières, la Trésorerie et les fournisseurs.

Missions Secondaires

• Aide au suivi des accords-cadres à bons de commande (tableaux de suivi à jour, saisies de données d’activité, etc…)
• Il est demandé une continuité de service avec le binôme affecté, donc une coordination dans les tâches et les absences.
• A la demande de sa hiérarchie, le gestionnaire administratif pourra être amené à organiser, participer à des réunions ou effectuer toutes autres missions et tâches qui lui seront confiées.

Relations professionnelles fréquentes

• Membres des Départements techniques, responsables d’opérations,
• Relations fonctionnelles avec le bureau des marchés,
• Direction des Affaires Financières,
• Trésorerie,
• Fournisseurs de biens et de services,
• Tout personnel hospitalier,
• Autres établissements membres du GHT.

Profil recherché

Compétences requises

• Très bonnes connaissances en matière de gestion comptable et financière (M21), d’exécution des marchés de travaux (code de la commande publique)
• Bonne connaissance des règles de réception, de liquidations de factures et d’émissions de titres de recettes,
• Bonne maitrise des outils bureautiques et logiciels «métiers» type GEF, ON BASE, WORD, EXCEL, OUTLOOK, HELIOS, etc…
• Savoir rendre compte aux responsables hiérarchiques et fonctionnels concernés,

Une expérience hospitalière et une connaissance de l’organisation des établissements publics de santé est un plus.

Aptitudes requises

• Esprit d’équipe et sens du travail en commun,
• Rigueur, organisation et réactivité,
• Sens des priorités et autonomie,
• Adaptabilité et curiosité intellectuelle,
• Etre force de proposition pour améliorer les pratiques et les organisations,
• Respect de la confidentialité.

Localisation

Localisation : 58, rue Montalembert 63 003 Clermont-Ferrand Cedex 1

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Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire