Gestionnaire administratif travaux F/H

Intitulé du poste

Gestionnaire administratif travaux F/H

Type de contrat

Titulaire ou CDD

Présentation du service

La Direction des Investissements et de la Maintenance a pour mission de conduire la politique patrimoniale du Groupe Hospitalier, pour les volets Equipements, Travaux et Maintenance, dans le cadre du plan stratégique APHP.

Elle rassemble la Direction des travaux, de la Maintenance et des Equipements du GH, dont les Services Techniques, les Ateliers Biomédicaux, la Sécurité incendie et le Département Administratif Travaux et Equipements.

Elle élabore, négocie, planifie et pilote l'ensemble des dossiers portant sur l'investissement et la maintenance du parc d'équipement et du patrimoine immobilier.

Elle met en œuvre la politique institutionnelle de sûreté de fonctionnement, de maintenance et de prévention des risques techniques et sanitaires, notamment vis-à-vis des rayonnements ionisants, légionnaires, amiante, incendie, etc.

Missions générales

• Assurer la gestion administrative et comptables des dépenses d'exploitation (marchés d'entretien) du secteur ouest.

Missions permanentes

• Saisir les commandes dans le respect des règles, procédures de la comptabilité publique sur SAP en s'assurant que toutes les informations requises sont mentionnées sur les demandes.
• Transmettre les bons de commandes aux différents interlocuteurs et s'assurer de leur réception.
• Assurer le traitement (service fait) et l'envoi des factures au vérificateur pour vérifications/révisions puis au service facturier pour mise en paiement.
• Gérer la dématérialisation des commandes et des factures.
• Traiter les rejets du service facturier et les litiges avec les fournisseurs.
• Effectuer les relances de facturation auprès des fournisseurs.
• Assurer le bon fonctionnement de la clôture budgétaire annuelle.
• Suivre les délais de paiement.
• Rédiger des courriels associés à l'activité du gestionnaire.
• Répondre aux appels téléphoniques et mails des différents interlocuteurs (ingénieurs, techniciens, cadres, Service Facturier, fournisseurs, …).

Missions ponctuelles ou spécifiques

• Assurer la polyvalence avec les gestionnaires du même secteur (hors opérations de grands travaux).
• Participer à l'établissement et à la mise à jour de procédures.

Profil recherché

Savoir-faire requis :

• Esprit d'équipe, polyvalence.
• Organisation et méthode.
• Sense du dialogue et des relations humaines.
• Rigueur et discrétion professionnelle.
• Autonomie et sens des priorités.

Connaissances associées :

• Connaissance des principes de la comptabilité publique.
• Connaissances sur les procédures d'achats et les marchés publics.
• Maîtrise de NSI GESTION SAP souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, …).

Horaires de travail

8h30 - 16h00 ou 9h00-16h30

Vos avantages à l'AP-HP

• Remboursement du pass Navigo à 75% et/ou forfait mobilités durables.
• Accès au restaurant du personnel à tarifs avantageux.
• Place en crèche selon disponibilités.
• Stationnement dans l'enceinte de l'hôpital ou à proximité, parking vélos.
• Chèques emploi services CESU APH-HP pour les titulaires et CDD sur poste permanent.
• Prestations AGOSPAP : Accès à une offre de loisirs (spectacles, cinémas, …) et de vacances à tarifs préférentiels ainsi que diverses aides financières pour les titulaires et CDD sur poste permanent.
• Plateforme HOPTISOINS : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses, …).
• Supplément Familial de Traitement pour les parents avec enfants à charge.
• Accès à une offre de formation continue conséquente.

Localisation du poste

France, Île-de-France, Paris (75)

Service d'affectation

Direction des Investissements et de la Maintenance

Entité de rattachement du publieur

Situé à Paris (18ème arrondissement), l'hôpital Bichat comprend l'un des plus importants services d'accueil des Urgences de l'agglomération parisienne et effectue une prise en charge spécialisée et de référence dans la plupart des disciplines médicales et chirurgicales. Son service de gynécologie-obstétrique comprend une néonatalogie de type 2B.