GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF TRANSVERSAL (H/F) - EIJV - TITULAIRES ET CONTRACTUELS

À propos de nous

L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) qui accueille près de 32 000 étudiants en formation initiale ou continue. Elle développe des formations professionnalisantes désormais pleinement reconnues sur le marché du travail. L'excellence des équipes de recherche est reconnue au plan régional, national et international. Les unités de recherche de l'UPJV sont impliquées dans trois champs disciplinaires que sont les sciences (12 unités de recherche), la santé (11 unités de recherche) et les sciences humaines et sociales (13 unités de recherche). Dans chacun de ces trois champs, les compétences des différents laboratoires sont organisées autour de thématiques fédératrices assurant la lisibilité de l’offre de recherche de l’UPJV. L’Université de Picardie Jules Verne (UPJV) s’est engagée dans la création d’une école d’ingénieurs, projet structurant de sa stratégie de formation. Créée en 2023, l’EIJV – Ecole Ingénieurs Jules Verne a obtenu une accréditation permettant l’ouverture dès septembre 2023 de deux spécialités : Cybersécurité à Amiens (45, rue Saint-Leu) et Logistique & Supply Chain (6, avenue Archimède à Saint-Quentin). À la rentrée 2025, l’EIJV a ouvert deux nouvelles spécialités sur le site d’Amiens. Pour la rentrée 2026, l’école prévoit l’aménagement de nouveaux locaux à Saint-Quentin, et l’ouverture de trois Classes universitaires préparatoires aux grandes écoles (CuPGE): deux en partenariat avec l’UFR des Sciences à Amiens et une à Saint-Quentin, en partenariat avec l’INSSET. L’équipe administrative de l’école est actuellement composée de 4 personnes : une directrice administrative, deux chargées de scolarité et affaires générales (une par site), et une chargée des relations extérieures.

Localisation

45 rue Saint‑Leu 80000 AMIENS

Date de début du contrat

01/09/2026

Type de contrat

CDD, Temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires

Date limite pour postuler

24/08/2026

Mission et activités

Le ou la gestionnaire administratif(ve) transversal(e) contribue au fonctionnement courant et au développement de l’EiJV, avec une dominante consacrée au suivi administratif de l’alternance, aux relations avec le CFA et les entreprises, à l’appui au développement de la formation continue, des formations courtes et de la VAE, ainsi qu’au soutien logistique des actions de développement et de rayonnement de l’école. Le poste a pour objectif de sécuriser la montée en charge de l’école, d’améliorer la qualité du suivi des élèves ingénieurs et des alternants, de renforcer la relation avec les entreprises partenaires et de contribuer à la production de données fiables utiles au pilotage de l’activité et à la démarche qualité.

Activités principales

ALTERNANCE ET FORMATION CONTINUE

• Accompagner les élèves dans la recherche et la mise en place de leur contrat d’apprentissage, en lien avec les responsables pédagogiques, le CFA et les entreprises, et contribuer au développement des relations écoles-entreprises par la prospection de nouvelles structures d’accueil.
• Assurer le lien administratif avec le CFA FORMASUP : suivi des dossiers, relances, transmission des informations nécessaires à l’établissement des contrats et consolidation des données.
• Participer à la configuration, au suivi et à la mise à jour de la plateforme de suivi des apprentis.
• Assurer le suivi des émargements, absences et justificatifs ; contrôler ou saisir les données dans les outils dédiés ; transmettre les suivis aux entreprises selon la périodicité définie.
• Contribuer à la remontée des informations budgétaires par spécialité et au suivi des données utiles au pilotage de l’alternance.

Développement de la formation continue, des formations courtes et de la VAE

• Apporter un appui administratif à la structuration des actions de formation continue.
• Assurer l’organisation administrative et logistique des formations courtes : constitution des dossiers, planification, inscriptions, convocations, feuilles d’émargement, bilans et archivage.
• Contribuer au suivi administratif des démarches de VAE, en lien avec le SFCU et le référent VAE de l’école.
• Centraliser les informations nécessaires au suivi des actions, à la facturation éventuelle, aux bilans et aux indicateurs d’activité.

Suivi administratif et amélioration continue

• Mettre à jour des tableaux de suivi fiables sur les contrats, les absences, les entreprises partenaires, les actions de formation continue et les indicateurs d’activité.
• Contribuer à la formalisation de procédures internes et à l’amélioration continue des pratiques administratives.

DEVELOPPEMENT ET RAYONNEMENT DE L’ECOLE

Apporter un soutien administratif et logistique à la chargée des relations extérieures pour les actions de communication, de partenariat et de valorisation de l’école.

Taxe d’apprentissage, alumni et vie étudiante

• Participer à la campagne de collecte de la taxe d’apprentissage : suivi des contacts, relances, tableaux de bord et bilans.
• Contribuer à l’animation administrative du réseau Alumni : actualisation des contacts, appui aux actions et suivi des sollicitations.
• Apporter un appui administratif ponctuel au BDE et aux actions de vie étudiante lorsqu’elles participent au rayonnement ou au fonctionnement de l’école.

Appui événementiel et développement de l’école

• Participer à l’organisation logistique des événements de l’EiJV : journées thématiques, remise de diplômes, forums, salons, journées portes ouvertes, rencontres avec les entreprises et actions de promotion de l’école.
• Suivre la participation des élèves ingénieurs aux forums lycées, notamment dans le cadre des projets solidaires ou des actions de représentation de l’école.
• Préparer les aspects pratiques des participations aux forums et salons : planning de présence des personnels.

Contraintes Particulières

• Déplacements ponctuels sur le site de Saint‑Quentin.
• Présence ponctuelle le samedi lors de salons, journées portes ouvertes ou forums, estimée à 2 à 3 journées maximum par an.
• Disponibilité renforcée lors des périodes de forte activité.
• Rémunération basée sur le SMIC soit : 1 867,02 € brut par mois + régime indemnitaire.

Profil

Compétences requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissance du fonctionnement général de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle (apprentissage, formation continue, VAE), ou capacité à s’approprier rapidement cet environnement.
• Techniques de communication écrite et orale.
• Techniques d’élaboration de documents administratifs, de tableaux de suivi et de bilans.

Savoirs faires opérationnels/techniques

• Gérer et suivre des dossiers administratifs dans le respect des procédures et des échéances.
• Organiser son activité dans un calendrier contraint et savoir prioriser.
• Accueillir, informer et accompagner les différents interlocuteurs.
• Utiliser les outils bureautiques courants et s’approprier les logiciels métiers de l’établissement.

Savoir‑faire comportemental

• Rigueur, organisation et anticipation.
• Autonomie et capacité à rendre compte.
• Sens relationnel et esprit d’équipe.
• Réactivité, adaptabilité et sens du service.
• Discrétion professionnelle et fiabilité.