GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF TRANSVERSAL (H/F)

Job Title: GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF TRANSVERSAL (H/F)

Employer: Université de Picardie Jules Verne

Location: Amiens

Domain: Enseignement et formation

Reference:

Contract type: CDD, temps plein, ouvert aux contractuels et aux titulaires

Salary: 1 867,02 € brut per month + régime indemnitaire

Applications deadline: 24/08/2026

Vacancy date: 01/09/2026

Responsibilities

• Accompagner les élèves dans la recherche et la mise en place de leur contrat d’apprentissage, en lien avec les responsables pédagogiques, le CFA et les entreprises, et contribuer au développement des relations écoles-entreprises par la prospection de nouvelles structures d’accueil.
• Assurer le lien administratif avec le CFA FORMASUP : suivi des dossiers, relances, transmission des informations nécessaires à l’établissement des contrats et consolidation des données.
• Participer à la configuration, au suivi et à la mise à jour de la plateforme de suivi des apprentis.
• Assurer le suivi des émargements, absences et justificatifs ; contrôler ou saisir les données dans les outils dédiés ; transmettre les suivis aux entreprises selon la périodicité définie.
• Contribuer à la remontée des informations budgétaires par spécialité et au suivi des données utiles au pilotage de l’alternance.
• Apporter un appui administratif à la structuration des actions de formation continue.
• Assurer l’organisation administrative et logistique des formations courtes : constitution des dossiers, planification, inscriptions, convocations, feuilles d’émargement, bilans et archivage.
• Contribuer au suivi administratif des démarches de VAE, en lien avec le SFCU et le référent VAE de l’école.
• Centraliser les informations nécessaires au suivi des actions, à la facturation éventuelle, aux bilans et aux indicateurs d’activité.
• Mettre à jour des tableaux de suivi fiables sur les contrats, les absences, les entreprises partenaires, les actions de formation continue et les indicateurs d’activité.
• Contribuer à la formalisation de procédures internes et à l’amélioration continue des pratiques administratives.
• Apporter un soutien administratif et logistique à la chargée des relations extérieures pour les actions de communication, de partenariat et de valorisation de l’école.
• Participer à la campagne de collecte de la taxe d’apprentissage : suivi des contacts, relances, tableaux de bord et bilans.
• Contribuer à l’animation administrative du réseau Alumni : actualisation des contacts, appui aux actions et suivi des sollicitations.
• Apporter un appui administratif ponctuel au BDE et aux actions de vie étudiante lorsqu’elles participent au rayonnement ou au fonctionnement de l’école.
• Participer à l’organisation logistique des événements de l’EiJV : journées thématiques, remise de diplômes, forums, salons, journées portes ouvertes, rencontres avec les entreprises et actions de promotion de l’école.
• Suivre la participation des élèves ingénieurs aux forums lycées, notamment dans le cadre des projets solidaires ou des actions de représentation de l’école.
• Préparer les aspects pratiques des participations aux forums et salons : planning de présence des personnels.

Qualifications

General Knowledge

• Connaissance du fonctionnement général de l’enseignement supérieur et de la formation professionnelle (apprentissage, formation continue, VAE), ou capacité à s’approprier rapidement cet environnement.
• Techniques de communication écrite et orale.
• Techniques d’élaboration de documents administratifs, de tableaux de suivi et de bilans.

Technical Operational Skills

• Gérer et suivre des dossiers administratifs dans le respect des procédures et des échéances.
• Organiser son activité dans un calendrier contraint et savoir prioriser.
• Accueillir, informer et accompagner les différents interlocuteurs.
• Utiliser les outils bureautiques courants et s’approprier les logiciels métiers de l’établissement.

Behavioural Skills

• Rigueur, organisation et anticipation.
• Autonomie et capacité à rendre compte.
• Esprit de relationnel et esprit d’équipe.
• Réactivité, adaptabilité et sens du service.
• Discrétion professionnelle et fiabilité.

Education

Minimum required level: Niveau 4 Baccalauréat

Other Information

Employment nature: Emploi ouvert aux titulaires et aux contractuels

Experience: Confirmé

Telework: Non renseigné

Management responsibilities: Non renseigné

Travel: Déplacements ponctuels sur le site de Saint-Quentin, présence ponctuelle le samedi lors de salons, journées portes ouvertes ou forums, estimée à 2 à 3 journées maximum par an; disponibilité renforcée lors des périodes de forte activité.