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Gestionnaire administratif pôle des thèses (H/F)

PARIS 5E ARRONDISSEMENT, 75

il y a 9 jours

24 500,00 € - 29 000,00 € / an

CDD

Temps plein

RESPONSABILITÉS :

Département ou service de la structure : Service des Concours, de la Scolarité et des Thèses (Co

ST)

Catégorie/Corps : B

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL (structure d'accueil du poste)

Rattaché au responsable du pôle des thèses, vous avez pour principale mission d'accompagner les doctorants tout au long de leur thèse y compris après la soutenance du diplôme sur toutes les questions administratives et réglementaires.

MISSION PRINCIPALE

Le gestionnaire, en lien avec le responsable de pôle, assure un appui quotidien à l'équipe du pôle des thèses. Il prend en charge en priorité la gestion des candidatures à l'Habilitation à diriger des recherches et les inscriptions annuelles d'une population de doctorants, depuis l'inscription jusqu'à la diplomation. Il accompagne les candidats tout au long de leur parcours sur l'ensemble des aspects administratifs et réglementaires.

ACTIVITES PRINCIPALES

Accueillir, informer et orienter les candidats HDR, doctorants et divers publics de l'ENS
Gestion des candidatures à l'HDR et inscriptions au doctorat.
Participation aux évolutions HDR dans la plateforme de gestion du système d'information et de communication de l'établissement
Être en appui administratif pour le pôle des thèses : Gestion des demandes de césures, d'arrêt de thèse, remise des diplômes de doctorat et HDR, suivi des demandes d'exonération...
Produire des statistiques et suivi des enquêtes
Procéder à l'archivage des pièces administratives
Répondre aux demandes d'information des autres services et de l'extérieur
Participer aux autres activités du pôle / service du Co

ST en fonction des besoins

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : Direction adjointe, Direction générale des Services, Service des ressources humaines, Service financier, Centre des Ressources Informatiques, Service logistique

Externes : Collège doctoral PSL, groupe scolarité doctorats PSL, Ecoles doctorales, Rectorat, ADUM (accès au Doctorat Unique Mutualisé).

PROFIL RECHERCHÉ :

COMPETENCES ATTENDUES

Diplôme : Bac

Connaissances

Connaitre l'environnement de l'Enseignement Supérieur
Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'ENS
Connaître les techniques de gestion administrative
Connaître l'environnement bureautique (logiciel Adum et pack office)
Connaître la législation liée à l'HDR et le doctorat
Informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique des problèmes rencontrés
Compétences linguistiques indispensables : Compréhension et expression écrite et orale en anglais niveau B2 minimum

Compétences techniques

Savoir utiliser les logiciels de bureautique
Savoir respecter un planning
Savoir respecter les consignes et les procédures
Savoir organiser le classement et archivage des documents
Savoir respecter la confidentialité des informations traitées
Proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement du service
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Compétences comportementales

Travailler en équipe, être organisé, méthodique et polyvalent
Adaptabilité et diplomatie
Savoir respecter la confidentialité des informations traitées

Entreprise

École Normale Supérieure - PSL

L'ÉCOLE NORMALE SUPÉRIEURE Créée en 1794, l'École normale supérieure, membre de l'Université PSL, est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui recrute sur concours les étudiants les plus talentueux en France et à l'étranger. Établissement d'élite, dont l'activité recouvre l'essentiel des disciplines scientifiques et littéraires, l'ENS-PSL jouit d'un grand prestige international par la qualité de ses étudiants mais aussi par la réputation de ses centres de recherche.

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