Gestionnaire administratif H/F

Contexte :

Dans le cadre d'un remplacement permanent, l'université Jean Moulin Lyon 3 recrute un gestionnaire administratif au sein de l'Institut de Droit et d’Économie des Affaires de la Faculté de Droit.

Missions principales :

Accueil, information et orientation du public. Gestion administrative et gestion de scolarité de participants relevant du statut de la formation initiale et de la formation continue

Secrétariat:

• Assurer l’accueil physique, téléphonique et par mail de l’IDEA

Gestion administrative des dossiers de formation initiale et de formation continue:

• Assurer l’établissement et le suivi des conventions de formation professionnelle de l’IDEA
• Gérer les feuilles d’émargement et les justificatifs divers de la Formation Continue
• Établir un suivi d’assiduité des participants en formation continue (attestation de présence mensuelle,)
• Assurer le suivi des attestations de présence mensuelle des formations en alternance
• Éditer les attestations de fin de formation et certificat de réalisation (FA et FC)
• Assurer le suivi de financement des auditeurs en FC (CPF,transition Pro,…)
• Assurer le suivi de la facturation des conventions professionnellesde l’IDEA
• Gérer les emplois du temps de la Formation Continue (planning, réservation de salle, convocations, examens,etc…).

Gestion des dossiers d’inscription en première et deuxième année de Master:

• Master 1 et 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale

Gestion de la scolarité des masters:

• Master 2 Droit approfondi des affaires en formation initiale
• Master 2 droit des affaires et fiscalité/DJCE -FC
• Master 2 droit social et relations du travail-FC

Gestion de la promotion de l’alternance:

• Recenser les preuves demandées pour répondre aux différentes démarches qualité initiées par l’établissement,

Assurer le suivi des alternants de l’ensemble des étudiants de l’IDEA sur la plateforme StudeA:

• Gestion courante des livrets (relance des questionnaires et visite en entreprise auprès des tuteurs pédagogiques et étudiants,…).

Savoir- faire :

• Écrire un français parfait et sans faute, capacité d’expression orale
• Compétences organisationnelles et rigueur,
• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs très variés internes et externes en s'adaptant en temps réel à l'hétérogénéité des demandes,
• Capacité à partager l'information, à rendre compte et à travailler en équipe et solidarité dans le travail.
• Une certaine polyvalence est requise afin d’assurer la continuité de service en cas d’absence d’un collègue

Savoir-être :

• Qualités relationnelles,
• Aptitude rédactionnelle,
• Sens du service public et de la relation client,
• Capacité d'écoute,
• Esprit d'équipe,
• Réactivité et adaptabilité.

Diplôme(s) souhaité(s) : Bac

Expérience souhaitée : Expérience en gestion administrative, expérience professionnelle dans le milieu de l’enseignement supérieur et de la recherche

Connaissance et outils :

• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement de l'Université et de ses différents acteurs.
• Connaissance globale de l'offre de formation de la faculté de droit,
• Maîtrise des outils informatiques inhérents à la scolarité et à la gestion.

Conditions particulière d'exercice :

• Présence aux évènements ayant lieu parfois le soir dans le cadre des manifestations de l’IDEA.

Service recruteur :

Faculté de Droit - IDEA

Localisation du poste :

18 rue Chevreul 69007 Lyon

Date de prise de poste

dès que possible

Temps de travail hebdomadaire :

37h05

Contrat et durée :

12 mois renouvelable

Filière / Grade :

Catégorie C

Rémunération mensuelle brute :

1994€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un temps de travail à 100%
• Télétravail jusqu’à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
• Forfait mobilité durable

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation